FunTESTic's FLY-site

Ik haat het om te archiveren

door VraagFlyLady

Lieve FlyLady

Ik heb een hekel aan archiveren en heb daarom een enorme stapel papieren die me recht in het gezicht staren in ons kantoor. Waar vind ik een lijst met hoe lang verschillende soorten documenten moeten worden bewaard? Of moeten we sommige dingen helemaal bewaren? Het zou natuurlijk leuk zijn om er wat van te kunnen versnipperen.

Bedankt voor het helpen met mijn "papieren paranoia!"

FlyBaby Mary

Lieve Mary,

Papier is een groot probleem voor iedereen. De reden is dat we bang zijn. Wanneer je de angst loslaat; je zult merken dat er maar heel weinig items zijn die je hoeft te bewaren.

Hier zijn enkele dingen om te overwegen.

Heb je een bedrijf vanuit jouw woning en trek je een deel van jouw woning af van de inkomstenbelasting?
Heb je medische rekeningen die in mindering worden gebracht op jouw inkomstenbelasting?
Heb je een bedrijf aan huis?

De reden dat ik dit vraag, is dat elk document voor een bedrijf aan huis moet worden bewaard. Elk item dat je gebruikt als aftrekpost op jouw persoonlijke inkomstenbelastingen, moet worden bewaard. Kijk op de site van de belastingdienst voor meer informatie over hoe lang je de bonnen moet bewaren (funtestic: in NL is dat 7 jaar). Je hebt deze gegevens nodig om onze inkomstenbelastingen te verwerken, maar als die gegevens eenmaal zijn gebruikt voor de belastingen, kunnen ze worden bewaard in een bankiersdoos en boven in een kast worden opgeborgen. Dit zal ruimte maken voor de records van dit jaar in jouw archiefkast. Schrijf de datum op de doos waarin je ze archiveert.

Laat me je een tip geven die ik al 40 jaar gebruik; stop met archiveren! Dit is wat ik deed totdat Robert het betalen van onze rekeningen overnam toen hij met pensioen ging.

Op de eerste van elke maand label ik een bestandsmap met de maand en het jaar. Als een rekening wordt betaald, wordt de bon gemarkeerd als betaald met de datum en een chequenummer. Vervolgens wordt het in de map met betaalde facturen geplaatst. Aan het einde van het jaar; Je hebt 12 mappen met die maand betaalde rekeningen. Denk hier nu eens over na; hoe vaak moet je zoeken naar een ontvangstbewijs. Op jouw bankafschrift zie je wat je daadwerkelijk hebt uitgegeven. Stop ook je bankafschrift in die map, samen met eventuele kassabonnen die je in je portemonnee hebt verstopt. Alles voor die maand staat op één plek. Als je om de een of andere reden naar een ontvangstbewijs moet zoeken; je hoeft alleen door die map te gaan. Denk maar aan de bespaarde tijd en het afgewende schuldgevoel!

Nog een tip voor die bonnetjes die je in je tas en auto hebt. Neem een oud spiraalvormig notitieboekje en wat plakband en begin ze gewoon in het gebruikte notitieboekje te plakken. Een andere manier is om ze in een envelop te steken en in die map te plaatsen.

Als je nu veel medische rekeningen heeft om bij te houden; een kantoor inrichten in een tas met bladbeschermers. Op deze manier kunt je er zeker van zijn wat de verzekering betaalt en wat jouw verantwoordelijkheid is om te betalen.

Dit gaat heel vreemd aanvoelen voor jullie papierverzamelaars. Toen Robert onze rekeningen begon te betalen toen hij met pensioen ging; hij heeft de bonnetjes niet bewaard. Ze gingen de open haard in. Eerst was ik geschokt. Toen realiseerde ik me hoe bevrijdend dat was. Onze persoonlijke rekeningen worden niet afgetrokken van onze inkomstenbelasting, ook al werk ik vanuit huis. Hij had gelijk! We hoeven niet te weten hoeveel we hebben betaald voor energierekeningen en creditcardbonnen.

Heb je een vuurkorf bij je thuis? Is het legaal om te branden in jouw omgeving? Als je ja hebt geantwoord op deze vragen; dan heb je een prachtige plek om je papieren rommel doos voor doos kwijt te raken. Het wordt de brandstof voor herinneringen in plaats van stapels angst en schuldgevoelens in je kantoor.

Nu om jouw kantoor te ontdoen van papierrommel heb je het volgende nodig:

Meerdere Banker's Boxen
Magische markering of Sharpie
Prullenbak met een zak
1 map voor belangrijke documenten
Je kantoor-in-een-tas om je huidige rekeningen te betalen (DE NIET BETAALDE)

Hier is waar ik wil dat je mee begint; drie bankierskisten! We gaan het oppervlak van jouw bureau opruimen. De reden hierachter is dat je een werkplek hebt. Label nu de dozen; Links, Rechts en Midden! Haal alles van de linkerkant van je bureau, haal dan alles van de rechterkant en zet dan alles uit het midden. Veeg je bureau schoon, zodat het mooi schoon is. Laten we beginnen met sorteren. Open de middelste doos en leg je gereedschap bij de hand. Maak geen stapels meer. Zet een paar lege bankiersdozen op je bureau, prullenbak aan de ene kant, en je bent klaar.

Je gaat sorteren op twee opties; prullenbak en datum. Pak 15 cm van je stapel en begin door elk item te gaan. Als het een betaalde rekening uit 2020 is; label een bankiersdoos en plaats deze daarin. Je kunt dat vak later subsorteren als je wilt, maar verzand niet in je perfectionisme. Werk snel! Zet je timer op 15 minuten en vergeet niet om pauzes te nemen!

Voor je het weet; wordt je kantoor weer mooi.

FunTESTic; ik heb ook een eigen sectie op de FlySite over het ordenen van je thuiswerkplek! (vertaald van) FlyLady
http://www.flylady.net/d/br/author/ask-flylady/