FunTESTic's FLY-site

Agenda's en kalenders

door FunTESTic

Ik hou van mijn papieren agenda. Ik heb een succes-agenda, de 'kaft' heb ik ooit van mijn moeder gekregen, evenals de vulpen (en dat is wat voor een linkspoot als ik ben) waarmee ik er in schrijf. Daarnaast heb ik een grote papieren kalender in de wc hangen, daar waar iedereen hem iedere dag ziet; kan dus ook in de keuken, maar dat vind ik er rommelig uit zien, dus hangt ie in de toilet. Ik heb dit jaar overigens voor het eerst voor een kalender gekozen met kleine regels en mooie plaatjes... nooit meer! Een kalender met grote vakken heeft VEEL meer waarde. VOor werk heb ik een electronische agenda (outlook) en ik heb een electronische 'huis-agenda' genaamd 'COZI'.

Het hebben van 4 kalenders en/of agenda's is geen aanrader. Het is namelijk dan belangrijk om ze bij te houden én synchroon te houden. Houdt het bij voorkeur bij één systeem. Praktisch gezien zou de papieren agenda het beste af kunnen vallen in mijn geval, maar zoals gezegd, ik hou er van en het 'doet iets', naast dat ik er ook wat creativiteit in kwijt kan. Het nadeel weegt -voor mij- niet op tegen het wegdoen.\ De werkagenda gebruik ik alleen voor werkafspraken en eventueel afspraken privé die tijdens werktijd vallen. Ik heb mijn electronische werkagenda op 'voor iedereen te lezen' staan, ik vind het onzinnig om deze 'geheim' te zetten; als ik een afspraak heb waarvan ik niet weet dat anderen weten wat het inhoud, kun je er een 'slotje' op zetten. De COZI kalender is de 'meeneemvariant' van de huiskalender, als ik mijn agenda om wat voor reden dan ook niet kan of wil meenemen, dan kan ik toch altijd zien of er wat is. De huiskalender met de grote vakken is de 'masterplanner'. Niet alleen afpraken staan er in, evenals verjaardagen en jubilea, maar ook wat we eten (menuplanner), eventueel seizoensklussen (huis onderhoud(journaal), zones...) en welke vuilisbak opgehaald wordt (papier, plastic, GFT)...helaas dit jaar een kleine kalender, dus er past weinig op.

Iemand die 'georganiseerd van nature is' vind het vreemd dat deze pagina over het gebruik van kalenders en agenda's geschreven is, iemand die net als ik is heeft moeten leren om er mee om te gaan. Ik ben iemand van de 'dat onhoud ik wel'. Ik kan je uit ervaring vertellen; je onthoud echt niet álles; en het daarbij is het ook dat je steeds vaker steeds meer vergeet (ook al willen we dat niet toegeven). Bovendien maakt het je hoofd voller en blijf je continue denken 'als ik het maar niet vergeet'... dat maakt onrustig. Nu ik mijn agenda/ kalender wel actief gebruik, merk ik pas HOE veel rust een goed gebruik geeft in mijn hoofd en daarmee ruimte creéert voor andere dingen.

Ik voelde me in ieder geval lullig als ik (weer) een verjaardag was vergeten OF als ik de avond van te voren ineens dacht "oja, ik had een kaartje moeten sturen want die en die is morgen jarig". Dan stuurde ik vaak een lullig (want lullig IS het!) appje, maar laten we wel wezen; een appje is gewoon een luie en weinig attente manier om iemand een verjaarswens of jubileumwens te sturen, een kaartje (een écht kaartje!) is veel zorgzamer. Ik heb gebaald als een leuk evenement geweest bleek te zijn (ohw, was dat AFGELOPEN weekeinde?). Ik heb gestressed als ik ineens bleek een document verlopen te hebben (ohw... had ik mijn paspoort REEDS MOETEN verlengen?) en ik heb - schaam- BOETES moeten betalen omdat ik vergeten was de belastingaangifte te doen voor 1 mei zonder uitstel aan te vragen. Ik heb mensen beschaamd moeten bellen en afspraken moeten verzetten of moeten afzeggen omdat ik - "per ongeluk"(?)- al wat gepland had staan...(en wie/ wat is dan belangrijker???)

Verwerk gelijk

Over het algemeen zul je bij het maken van een afspraak dit doen MET behulp van je agenda/ kalender. Als je al wat hebt staan dan kun je de afspraak die je aan het maken bent, bij voorkeur niet op diezelfde tijd (wie het eerst komt, wie het eerst maalt nietwaar?). Toch zijn er afspraken die niet op een ander moment planbaar zijn en dus prioriteit krijgen; andere dingen moeten dan schuiven. Heb je jouw kalender niet bij de hand, zeg dan duidelijk dat je een afspraak onder voorbehoud maakt en dat als er reeds wat gepland bleek te zijn, je bericht geeft om te her-plannen. Zeg niet JA, waar je niet echt JA kunt zeggen.

Net als bij binnenkomende post is het belangrijk dat je direct je afspraak op de kalender en/of in je agenda's zet. Hier geldt het DOE HET NU-principe. Niet wachten, want je vergeet het OF het neemt kostbare 'hersenruimte' in beslag. Op het moment dat het in je agenda/kalender staat, kun je het uit je hoofd loslaten.

Afspraken die vervallen of die je moet verplaatsen: streep die niet door maar gebruik een correctievloeistof of 'rollertje'(als je met pen schrijft) of gum het uit (als je moet potlood schrijft). FlyLady stelt dat je altijd met potlood dingen op je kalender moet zetten zodat je kunt gummen. Het idee er achter is dus dat je niet streept (dan wordt het rommelig en onoverzichtelijk) maar dat je het echt weghaalt. Tegenwoordig zijn er ook 'Frixion' pennen die mbv warmte gewist kunnen worden; deze kunnen dus ook prima.

(Kleur)Codering

Ik gebruik een kleurcodering en ik raad het iedereen aan. Dingen worden in één oogopslag duidelijk. In mijn werkagenda om bepaalde categorieën aan te duiden (rood = belangrijk, geel= verloven, groen= onderhoudactiviteit, paars= validatie-activiteit, etc.) In mijn privé kalender om diverse dingen aan te duiden (afhankelijk van de plek waar de code wordt toegepast). Aan het begin van de week op de kalender/ bovenaan de pagina in de agenda is de kleur een bepaalde zone (FLyLady systeem). Rood is zone 1, oranje/geel is zone 2 , blauw is zone 3, groen is zone 4 en paars is zone 5. Als een afspraak een gekleurde streep er onder heeft staan is dat 'roze' voor mijzelf, 'blauw' voor manlief en 'groen' voor iets waar we beiden naar toe moeten. Dingen zonder kleur zijn bv verjaardagen en/of activiteiten algemeen en/of 'to-do's' (zoals 'check brandmelders'). Dingen die echt hyperbelangrijk zijn (deadlines), hebben een signaalkleur (neongeel bv). Zelfs als je aan de andere kant van de kamer staat, kun je zien dat op 'vandaag' iets van jouw kleur staat en dat je de agenda dus (extra) moet controleren.

Kijk meerdere malen per dag

Over dat controleren gesproken. Maak er een gewoonte van om meerdere keren per dag die kalender te controleren. In ieder geval in je avondroutine (wat doe je morgen aan?) en je ochtendroutine (wat komt er vandaag op je af en wat eten we vanavond?), maar ook tussendoor nog even een check (dat kaartje versturen?) geeft je overzicht en controle over je dag. Als je aan het einde van de dag op je kalender kijkt en er achter komt dat je alsnog de helft bent vergeten... dan gebruik je jouw kalender dus "niet optimaal" oftewel: dan heb je het nog niet begrepen en blijf dan vooral nog oefenen. Het is daarom dus ook belangrijk om die kalender en/of agenda op een plek hebt hangen/liggen dat je er gemakkelijk meerdere keren per dag op kunt kijken.

Geheimzinnig?

Outlook stelt standaard in dat je (werk)agenda niet in te zien is door anderen. Ze kunnen alleen 'bezet', 'optioneel bezet', 'afwezig' en - tegenwoordig- 'werkt ergens anders' zien. Ik stel mijn agenda in zodat mensen wél kunnen zien wat voor afspraak het is, ik heb er compleet geen moeite mee als anderen kunnen zien wat voor afspraken ik heb. Ze kunnen dus titel zien en als ze er op klikken kunnen ze ook zien waar de afspraak over gaat. Als ik dan toch een afspraak heb waarvan ik vindt dat iemand er niets mee te maken heeft, dan zet ik er een 'slotje' op; dan is hij ook niet in te zien door anderen en zien ze alleen die 'bezet' etc. Het grote voordeel is dat mensen kunnen checken bij het plannen van een afspraak wat in jouw agenda staat en of het opportuun is om een afspraak direct er achteraan te plaatsen of zelfs 'er overheen'.

Ik heb bijvoorbeeld blokken voor 'leeswerk' gepland staan en ook voor 'uitvoering van..'. Iemand die écht in de knel zit qua plannen kan dan gemakkelijker bedenken dat ik wellicht echt wel een plekje op die momenten kan vrijmaken, terwijl 'evaluatiegesprek met Pietje' niet iets is dat verplaatsbaar is (bij voorkeur dan) net zoals dat mensen misschien minder geneigd zijn iets te plannen waarbij staat 'NIET PLANNEN' of 'VRIJE TIJD' of 'LUNCHMOMENT' (geloof me; als je deze tijd niet plant in bepaalde beroepen, staat je agenda geheid de hele dag vol als je niet uitkijkt en plannen mensen gewoon 'rug-aan-rug' over je lunch en koffiepauzes heen). Sommige collegae vinden het ook fijn om te zien dat bepaalde afspraken plaatsvinden en/of kunnen daaraan zien dat er bepaalde activiteiten doorgang vinden, in een enkel geval kan een afspraak ook een reminder zijn voor die ander om ook een dergelijke activiteit te plannen.

dit is GEEN FLyLady sectie of vertaling van FlyLady pagina's, ik heb voor het maken van deze pagina's (mede)gebruik gemaakt van het boekje "Organiseer je werkplek" van Odette Pollar (1992/1999), Academic Service, ISBN: 905261 356 7