FunTESTic's FLY-site

Archiveren én terugvinden

door FunTESTic

(Goed) Archiveren is een kunst, vooral omdat je het ook nog wilt terugvinden wat je hebt gearchiveerd. Ik had ooit een collega die altijd zei "voor het archief" en dan het direct op de stapel op zijn bureau legde (in briefbakje (dat uitpuilde)), hij kon - toen net als ik- nooit wat terugvinden. Het "grijze archief" is een andere betekenis voor "prullenbak", daar mag ook meer in als het alles op orde wilt houden, maar ik verzeker je dat je dan in ieder geval niets meer terugvindt (of wilt vinden)).

Een archief moet niet ingewikkeld zijn. Een archief moet duidelijk (en éénduidig) zijn. Een archief moet onderhoudbaar zijn en als laatste moet je er natuurlijk goed mee kunnen werken.

Zo hoeft niet alles een eigen map te hebben. We hebben eerder dat ook al aangestipt bij de map waarin we de (1 of 2 pagina's) notities van trainingen stopten. In die map mochten ook van verschillende trainingen de notities verzameld. Niet ieder project, werkstuk of type dossier hoeft dus een eigen map te hebben waar dan maar enkele papiertjes zitten. Dat kost ruimte en maakt dingen niet overzichtelijker. Handig categoriseren is dus wel een must.

Die categoriën moeten dan wel begrijpelijk zijn en duidelijk, zodat je ook makkelijk kunt achterhalen wat er in zit/zat. Te lange beschrijvingen van categoriën maakt het complex, maar zorgt er ook voor dat je niet makkelijk meerdere dingen er onder kunt scharen/verzamelen. Ook heb je dan sneller last van "ik dat toch opgeborgen, maar onder welke categorie ook al weer?"...

Een archief moet dus ook onderhoudbaar zijn. Eens in de zoveel tijd moet je ook dingen wegdoen als je tenminste weer wilt voorkomen dat je over een tijdje weer door alles heen moet en dan weer alles moet verdelen in 'kan weg'/ 'kan blijven'... Zo doe ik jaarlijks mijn papieren voor de belastingaangifte in de categorie 'belastingaangifte', achter het subtabje [jaar]. De papieren achter het subtabje [jaar-6 jaar] gaan weg als ik het nieuwe jaar aanmaak; papieren voor die aangifte moet je immers 5 jaar bewaren en kunnen daarna weg. Nieuwe polis? Dan die van het het voorgaande jaar weg... Die zitten bij mij achter de tab 'verzekeringen' en daarachter zitten subtabjes met 'huis','overlijden', 'zorg', 'auto'...

Mappen, mappen en nog eens mappen

Je begrijpt het al; archiveren doe je in mappen, ook wel ordners en in een enkel geval ook een - wat ik noem- tijdschriftenhouder of een doos met tabs er tussen (kaartenbak-principe). Mappen kunnen uiteraard ook digitale mappen zijn, in plaats van 'rugstickers', zijn dan 'mapnamen' van toepassing. Archiveren is eigenlijk 'sorteren voor de langere termijn' en op een manier dat je dingen kunt terugvinden. Dat sorteren kan op verschillende manieren. Je kunt dit doen op:

Onderwerp
Alfabetisch
Numeriek
Geografisch
Chronologisch

Hoe groter een archief hoe vaker gebruik wordt gemaakt van combinaties van deze categoriën. Denk maar eens aan een bibliotheek. Secties van de bieb zijn 'onderwerpen' en binnen die onderwerpen staan boeken gesorteerd op auteur.
Ik heb zelf een fysiek foto-archief (van de tijd voor de digitale foto's). Dat is een doos met echte fotos waar tabjes in staan waartussen de foto's zitten. Deze zijn gecategoriseerd in 'naam1', 'naam2', huisdier, 'ouders', etc. en daarbinnen zijn de foto's op chronologische volgorde gesorteerd.

'Op werk' heb je meestal grofweg een tweetal typen mappen, naast eventueel een persoonlijke map, dit zijn de 'projectmappen' en de 'administratieve mappen'. Projectmappen zijn - zoals het woord als zegt- mappen waar projectinformatie in zit. Op het ruglabel staat dus logischerwijs de projectnaam zou je denken. Maar het kan ook zijn dat de categorie hier 'klant' is en dat binnen in de map diverse projecten zitten (tabs). Heb je meerdere kleine projecten per klant, dan kan op het ruglabel bijvoorbeeld 'klant X' staan met daaronder A-M en een tweede 'klant X' met daaronder N-Z. Het kan ook zijn dat je kiest voor een categorie als 'contracten' en dat daarbinnen dan alfabetisch klanten zitten OF misschien kies je voor 'contracten', daarbinnen chronologisch op jaartal tabs, en binnen die jaren dan weer alfabetish klanten.
Het belangrijkste is dat je duidelijk categoriseerd en op die manier dat voor jou (en collegae) logica daarin te vinden is en het dus makkelijk terug te vinden is, maar ook werkbaar is. ALs een gekozen categorie betekent dat je iedere keer 15 mappen uit je kast moet trekken bij het doen van één handeling, heb je mogelijk niet de handigste indeling gekozen. Ga dan dus na wat wel een handige indeling is. Zoals ook al genoemd; dingen die je veel gebruikt staan 'dichtbij' en dingen die je bijna niet gebruikt zet je 'verder weg'...

De administratieve mappen zijn mappen die, kun je al vermoeden, administratieve stukken bevatten. Denk aan 'prijslijsten', 'marketingmateriaal', 'personeelsbestand', 'protocollen en procedures', 'budget' en 'notulen'. In dit 'digitale tijdperk' zou het zo moeten zijn dat nog maar weinig in echte fysieke mappen gesorteerd moet worden, maar er zijn echt wel dingen die bijvoorbeeld op papier moeten staan. Zo kun je bijvoorbeeld denken aan het een noodprotocol / calamiteitenprotocol. IN het geval van een noodgeval waar de stroom immers uitvalt moet je kunnen terugvallen op papier en is het dus niet handig dit soort documenten alleen digitaal te hebben. Bedenk bij het archiveren of echte papieren nodig zijn of dat je kunt digitaliseren (of is het papier al een print van een digitaal exemplaar!).

Een persoonlijke map, ik noemde hem net al, is een map waarin je persoonlijke informatie kunt opbergen. Denk aan een certificaat van een training, een curriculum vitae, een persoonlijke uitnodiging, een ansichtkaart die je wat langer wilt bewaren. Het is geen vergaarbak voor alles dat je niet ergens kunt archiveren of 'even snel ergens kwijt moet'; wees selectief bij het bewaren van dingen in deze map.

'Thuis' kun je natuurlijk net zo archiveren als op je werk, al heb je misschien wat minder 'projecten mappen' in dat geval (als je die al hebt) en wat meer 'administratieve' mappen, wellicht is een persoonlijke map hier ook wat meer logisch (ik bewaar mijn diploma's en certificaten thuis en niet op werk bijvoorbeeld).

Waar je ook archiveert, archiveren doe je volgens een paar basisregels.

Categoriën moeten zo algemeen mogelijk zijn.
Het is makkelijker om één dikke map te hebben die je moet pakken dan 10 dunne met enkele papiertjes er in. Ik heb thuis drie mappen voor mijn hele administratie, inclusief 'persoonlijk'. Eén map (staat het verst van mij weg), bevat de categorieën 'NAAM1', 'NAAM2' en 'OVERIGE CORRESPONDENTIE', 'AANKOOPBONNEN & GARANTIEBEWIJZEN' (de oplettende lezer weet dat dit dus bonnen zijn van dingen waar ik geen fysieke handleidingen van heb, want normaliter niet ik deze aan elkaar vast), 'NOTARIEEL' en 'PENSIOEN'. NAAM1 en NAAM2 zijn dus de namen van mijzelf en manlief, in deze categoriën zitten dus getuigschriften, certificaten en stukken die persoonlijk zijn en bewaard moeten worden. Notarieel zijn bv een afschrift van het testament of verklaringen van erfrecht. Overige correspondentie is al een tijdje leeg, veel handgeschreven stukken die bewaard moeten worden zijn er niet meer, maar als die binnen komen, heb ik er een plekje voor. Pensioen, hoewel steed meer digitaal te vinden is, bevat nog stukken die op papier toegestuurd worden en ik een termijn wil bewaren. De andere mappen hebben grofweg categoriën die met 'verzekeringen, bancair, abbonnementen, nutsvoorzieningen' te maken hebben en met 'inkomen/belastingen/woning'. Mogelijk dat ik die twee mappen nog een keer her-verdeel op basis van veranderde behoefte c.q. raadpleeg/gebruik-ratio.
Gebruik zelfstandige naamwoorden.
Gebruik duidelijke benamingen. Werkwoorden nodigt uit tot verwarring en hoe groter de kans dat het vaag wordt, ook heb je eerder kunnen lezen dat hele lange titels vermeden moeten worden. 'Hoe te handelen in het geval van nood' is gewoon niet zo effectief als 'NOODPROCEDURES' of 'CALAMITEITENKAARTEN'. 'Calamiteiten' kan trouwens weer ambigue zijn: het kunnen dan ook verslagen zijn van gebeurde calamiteiten bijvoorbeeld. Heb je dus in je map zowel protocollen als verslagen zitten dan is het een prima titel als de tabs in de map maar duidelijk een verdeling aangeven, maar als je protocollen in de ene map hebt en verslagen in de andere, dan moet er onderscheid zijn tussen de mappen en kun je dus niet twee mappen met de naam 'calamiteiten' hebben.
Alfabetiseer
De meest gangbare manier van ordenen binnen categoriën is dat op alfabet te doen. Zorg er ook voor dat de labels leesbaar zijn vanaf het punt waar je staat en dat je je niet in allerlei bochten moet wringen om de labels te lezen of mappen e.d. uit de kast moet halen om te zien wat het label is.
Artikelen archiveren per onderwerp
Archiveren doe je op basis van hoe je het gebruikt, niet op de manier hoe of waar je de informatie hebt gevonden. Artikelen zijn waardevol om hun inhoud, dat geldt ook voor notities en columns etc. Het is dus niet handig om artikelen te ordenen op krantnaam of concressnaam, maar wel weer op onderwerp en die dan alfabetisch te ordenen.

Volgens de 'regeltjes' (categorie, alfabet en naar gebruik) maar niet zo handig...Ooit heeft DH zijn muziekcollectie op 'genre' gezet (keurig gecategoriseerd dus) en daarbinnen op alfabet. Maar omdat ik niet zo 'into' de materie ben en alleen zo nu en dan een CD op wil zetten, betekent dat ik nooit iets kan vinden, zeker omdat hij het ook nog eens jaarlijks 'voor de fun of it' veranderd. Zo heeft het ook een jaar 'op jaartal van uitgave' gestaan, wat hij overigens zelf achteraf ook onhandig vond omdat er blijkbaar veel bandjes zijn die aan 'heruitgaven' doen en zet je het dan op 'origneel jaar' of 'jaar van heruitgave'. Hoe dan ook, dit archief is echt gearchiveerd op 'insiders-kennis' (in dit geval voor één persoon). Om irritatie te voorkomen heb ik een online muziek-streaming account zodat ik die muziek wel kan luisteren... maar handig is het niet.

In een enkel geval kan het nuttig zijn om de zelfstandige naamwoorden van categoriën verder te verdelen. Eerder noemde ik al dat chronologisch vaak wordt gebruikt. 'Artikelen uit "Kaartenmaken" - 2015-2017' en dan een volgende map 'Artikelen uit "Kaartenmaken" - 2018- 2020'. Een ander voorbeeld: 'Onderzoekrapporten Waterkwaliteit - Friesland/Groningen' en 'Onderzoekrapporten Waterkwaliteit - Noord- & Zuid Holland'. Overigens zullen hoogstwaarschijnlijk van die laatste de heel oude rapporten in een centraal archief zijn opgeslagen; alleen de meest recente en die je gebruikt staan op je werkplek...

Meer dan één titel. En dan zijn er nog die lastige stukken die onder meer dan één kopje opgeborgen kunnen worden. Even voor het voorbeeld...Stel je hebt 2 kinderen. Beiden komen met schoolstukken terug die bewaard moeten worden. In het begin heb je een map 'schoolstukken' en daarbinnen misschien twee tabs met de namen van kind1 en kind2. Maar op een gegeven moment wordt het teveel voor 1 map. Wordt het dan een map 'rekenen' en een map 'taal' en daarbinnen 'kind1' en 'kind2' of worden het mappen voor 'kind1' en kind2 en daarbinnen tabs met 'rekenen' en 'taal'. Je zult dus moeten nadenken wat de indeling wordt. Een handig hulpmiddel is om dan de vraag te stellen 'waar gaat deze map over?'. Als het antwoord 'kind1'/ kind2' is, is dat de titel van de map. Als het antwoord 'rekenen' of 'taal' is, dan is dat de titel van de map.

dit is GEEN FLyLady sectie of vertaling van FlyLady pagina's, ik heb voor het maken van deze pagina's (mede)gebruik gemaakt van het boekje "Organiseer je werkplek" van Odette Pollar (1992/1999), Academic Service, ISBN: 905261 356 7