FunTESTic's FLY-site

Beginnen met organiseren

door FunTESTic

Zo maar in het wilde weg gaan ruimen is nooit een goed idee, dan ziet het er straks wel netjes uit maar blijkt het onwerkbaar te zijn of kun je alsnog niets vinden (wie kent niet het: "ik had het toch ergens opgeborgen zodat ik het snel terug kon vinden" en dan alsnog niet weten waar dat was...). Ordenen heeft alleen nut wanneer je weet waarom je het doet é en wat je uiteindelijk wilt bereiken. Er zijn ook een aantal zaken waar je aan moet denken voordat je begint met ordenen.

Wat zijn dingen die ik straks snel en makkelijk moet kunnen pakken
Wat zijn dingen die ik straks moet bewaren, maar niet snel nodig heb (bijvoorbeeld dingen die een bewaarplicht hebben)
Waar laat ik dingen waar ik nu mee bezig ben terwijl ik aan het ruimen ben?
Waar laat ik dingen die nog niet af zijn of later afgemaakt moet worden, zonder dat ik ze uit het oog verlies
Heb ik een patroon dat ik wil ondersteunen (of juist een nare gewoonte waar je van af wilt)
Zijn er zaken waar je uit esthetisch oogpunt rekening mee wilt houden of wellicht juist uit kosten- en/of milieubesparing?

Als je gaat organiseren is het ook belangrijk om te weten waarom je dat doet. Dan kun je namelijk je 'systeem' en je 'gewoonten' van straks daarop inrichten en organiseren. FlyLady kent een bureaudag waarop ze alle rekeningen betaalt. Die rekeningen verzamelt zij gedurende de week op een plekje op haar bureau (of eigenijk haar 'office-in-a-bag'). Een doelstelling kan dus zijn dat je op je bureau een plek wilt waar je rekeningen kunt verzamelen zodat je ze één keer per week kunt betalen.

Het kan ook zijn dat je financieel overzicht wilt creëren, maar hoe ga je dan ordenen? Welk archiefsysteem werkt voor jou? Waar heb je wel/niet de ruimte voor? Wat wil je uiteindelijk bereiken met jouw organisatie 'project'? Nog enkele inspiratievragen:

Ik kan direct bij de eerste keer zoeken iets vinden
Ik kan in één oogopslag zien wat ik nog op voorraad heb
Ik kan een brief/ kaart versturen zonder dat ik een half uur aan het zoeken ben naar een postzegel, pen, kaart etc.
Ik kan elke dag het bakje (of postvak-in) verwerken binnen een half uur
Ik kan mijn administratie in één map/ doos opbergen
Ik geef geen geld onnodig uit omdat ik een tijdschrift/ boek etc. al bleek te hebben
Ik raak niet in de stress/ crisis omdat ik bijna een deadline mis
Ik ben niet meer teleurgesteld omdat ik evenementen, verjaardagen en andere afspraken vergeet
Ik geef geen onnodig geld uit omdat ik early birds aanbiedingen mis
Ik heb rust in mijn hoofd omdat ik orde op zaken heb

Ga nu niet eerste een heel plan uitstippelen voor je kunt beginnen (dat is dat perfectionisme dat de kop opsteekt!), het gaat er om dat je nadenkt over wat je uiteindelijk wilt met je organiseren. Voordat je echter tot je uiteindelijke resultaat komt, is er echt wel wat tijd voorbij en krijgt je uiteindelijke doel steeds meer concreter vorm.
Uiteindelijk moet je toch echt wat gaan doen, je werkplek organiseert zichzelf immers niet, daar moet je toch echt je handen voor laten wapperen.

Je staat voor je werkplek. Als het goed is heb je een werkoppervlakte, ik ga er vanuit dat dit een bureau is. De keukentafel vergt toch een wat andere organisatie/ opruim-routine. Je zult misschien nog meer plekken hebben die bij de werkplek horen: een ladekast, bureauladeblok, boekenkast, misschien een tweede bureau, een bijzettafel en je hebt welicht postbakjes en/of (persoonlijke) (multo)mappen of ordners.

Net als bij de FLyLady systematiek voor het ontrommelen geldt ook hier: één ding tegelijkertijd. Dus 1 lade, 1 doos, 1 stapel of 1 map... Trek nu niet alles overhoop en aan het sorteren; je bent dan zo overweldigd en opgebrand. Bij de FLyLady beginnen ze in een hoek van de kamer, maar bij het organiseren van je werkplek wordt aangeraden met de plekken te beginnen die het verst van je af liggen. Dat heeft de volgende redenen:

De stukken / voorwerpen die het verst weg liggen zijn waarschijnlijk het oudst en het is gemakkelijker hierover een oordeel te vormen (is ook makkelijker om te beslissen of iets weg moet)
Je moet toch eerst ruimte maken voor die dingen die je vaker gebruikt en om te ordenen. Je moet dus eerst dingen verplaatsen en ruimte vrij maken om weer dingen op te kunnen bergen.
Je ziet onmiddelijk resultaat en dat motiveert weer (vier ook ieder succesje!)

Het beste werkt ook het organiseren van je werkplek met behulp van je timer. Zet die timer op een kwartier en na het kwartier stop je. DIt kan zijn om een pauze te houden en dan nog een kwartiertje te pakken of je stopt voor de deze dag en pakt morgen weer een kwartiertje op. Hoe dan ook; ga nu niet de hele dag kwartiertjes ruimen want dan mis je het punt. Het ordenen / organiseren is vermoeiend. Je werkplek werd niet in één dag een zooitje, dus het hoeft ook niet in één dag opgeruimd.

Ik ben zelf ooit eens begonnen met een boekenkast door mezelf als doel te stellen elke dag 1 boek weg te doen. Op een gegeven moment kwam ik bij het punt dat ik moeite had om boeken weg te gaan doen, toen heb ik in de boekenkast een tweedeling gemaakt. Een plank met 'gaat definitief niet weg want...' en een plank 'misschien weg'. De 'misschien weg' mag maximaal drie maanden daar staan, als hij dan niet verplaatst is naar de 'gaat definitief niet weg' of ik heb er uit gehaald waarom ik twijfelde, dan gaat hij alsnog naar de papierbak. Het duurt dus even voor die kast geruimd is. Ik zou echt niet een actie kunnen doen als sommige televisieprogramma's waar alles rigoreus in één keer geruimd wordt, daar zou ik erg onrustig van worden.

De boekenkast dus. Een prima plek om te beginnen. Zet je timer op een kwartier en begin. Kies een plank van de boekenkast. Haal alles stuk voor stuk van die plank af. Alles dat je pakt dat oud is en weg kan, gooi je ook gelijk weg. Oude versies van handleidingen, oude verlopen catalogi, oude procedures. Als je ergens meerdere kopieën van hebt, gooi die kopieën dan weg en houdt alleen het origineel, hooguit 1 kopie. Maar tweede en derde kopieën moeten echt weg. Gooi het bij het oud papier. Let er op dat je gevoelige informatie wel vernietigd (versnipperaar, open haard of zelfs een barbeque kan dienst doen). Overigens kun je ook alles van de plank afhalen en bij het terugzetten die ruim-actie doen.

Dat wat je van de plank hebt gehaald is nu al een stuk minder als toen het op de plank stond. Als je timer nu afgaat, zet je dit terug en komt het specifiek afhandelen een volgend kwartier.

Nu gaan we door de stapel heen die van de plank is afgekomen. Hij is al wat uitgedund door de eerste ruim-actie. Documenten en stukken van projecten die nu onder iemand ander's verantwoordelijkheid vallen, stuur je door naar die persoon. Handleidingen deed ik altijd zonder nadenken in een doos, maar nu check ik of ze op internet te vinden zijn en zo ja; dan gaat de papieren versie de papierbak in. SOms zitten er drie handleidingen bij een artikel, waarvan twee in niet-Nederlandse taal, die twee kunnen zonder problemen weg. Informatie die je niet gebruikt maar die historische waarde heeft doe je in een archiefdoos en komt buiten je werkplek. Van tekeningen van kinderen kun je mooie foto's maken en digitaal opslaan. De FlyLady raadt aan om van een periode deze tekeningen te bewaren en dan ana het einde van het kwartaal of jaar samen met je kind de mooiste 2 of 3 uit te kiezen die dan in een album gaan of in de archiefdoos. Voor stukken van je werk, geldt dat dit naar het centraal archief moet. Overigens hebben de meeste bedrijven nu een digitaal archief, dus stuur het naar de afdeling die de zaken digitaliseerd. Met andere woorden, wel bewaren maar het mag geen kostbare ruimte op jouw werkplek in beslag nemen. Nogmaals: als je kwartier voorbij is, dan rondt je datgene waar je mee bezig was af óf je legt het neer om het volgende kwartier weer op te pakken. Sorteren en ordenen hoeft nu nog niet, dus als je een stapel 'verwerkt' en 'onverwerkt' hebt, is dat voor nu prima.

Hoe pak je het opnieuw indelen aan?

Indelen, sorteren... de essentie is dat je dingen bijelkaar zet/doet die ook bij elkaar horen. Eerder heb je nagedacht over wat voor jouw handig of logisch is en werkbaar of het meest efficiënt. Maar het kan op een kantoor ook zo zijn dat je rekening moet houden met je collega's en dat je dus bij het opnieuw indelen moet afstemmen of een consessie moet doen.

Laten we de boekenkast, daar waren we immers mee bezig, als uitgangspunt nemen. Je kunt dingen in ruwe categoriën verdelen als 'handleidingen', 'catalogi', 'rapporten', 'cursusmaterialen' (of training)... etc. Reserveer voor iedere categorie een deel in de boekenkast. Je kunt boeken ook onderverdelen in categorieën of ze - als categoriën wat onzinnig lijkt - op alfabetische volgorde van schrijver zetten (ik ken ook mensen die organiseren op kleur van de rug).

Losse papieren doe je in overeenkomstige ordners/ mappen. Als ze naar het archief moeten, leg ze dan in een bak 'voor het archief' / 'te archiveren'. Dit kan bijvoorbeeld ook een mapje 'digitaliseren' zijn. Als mappen te vol worden, dan moeten ze verder onderverdeeld worden, zet wel duidelijk op de rug wat er in de ordners zit. Denk nu niet: dat onthoud ik wel, want dat is niet zo. Bovendien wordt het voor anderen dan ook onwerkbaar om dingen terug te vinden als je er eens niet bent. Nu hoor ik je denken "ja, maar ik doe het nu voor thuis, ik heb geen collega's waarvoor ik het duidelijk moet hebben', ook hier geldt: je onthoudt niet waar alles in zit (echt niet!) maar ik weet ook uit ervaring dat het toch kan voorkomen dat iemand anders iets voor je moet opzoeken. Zo was ik ooit in het buitenland voor een congres, tijdens het congres werd ik opgebeld door iemand die bepaalde gegevens nodig had, die op een document/brief stonden dat mij ooit was toegestuurd (exacte WOZ waarde van de woning op een gemeentelijke belastingaanslag). Ik moest toen mijn man vragen die gegevens op te zoeken, maar eerst moest hij de juiste map vinden. Ik moest heel hard graven in mijn geheugen welke map het ook al weer was en toen ik er niet uit kwam moest manlief zoeken in al die mappen, ik voelde me schuldig over alle tijd die hij moest spenderen omdat ik had nagelaten om een simpel label op de rug van een ordner te plakken...(en ook geen tabbladen in die map had...). Dus ook voor je eigen 'thuiswerkplek' is het belangrijk dat je duidelijk categoriseerd en labelt.

Die vreemde eenden...

Als je alles netje in categoriën heb onderverdeeld is er altijd een stapeltje van dingen die nergens bij horen of 'de unieke stukken'. Het is te weinig om een hele map voor te maken of een hele doos voor in te richten.

Je hebt van diverse trainingen, 1 of 2 notitievellen, maar geen enkele specifieke eigen map van die training. => Berg deze notities op in 1 map met een etiket 'training'. In die map maak je tabbladen (met indexvel als die tabbladen bv alleen genummerd zijn). Niet denken, ik hoef geen tabbladen, want als je ooit eens iets specifieks zoekt dan wil je echt niet alle bladen doorlezen om die info te zoeken. Maak duidelijke titels/ onderwerpen op de tabbladen zodat je dingen makkelijk terug kunt vinden.
Na enkele jaren is die map van 'trainingen' gegroeid tot een verzameling van 3 mappen en als je wat zoekt dan moet je alle mappen doorstruinen => De onderverdeling 'training' is nu te algemeen geworden. Splits het op in gedetailleerder categoriën. Je kunt ongetwijfeld een gemene deler vinden waar je op kunt groeperen. Denk aan: 'technisch', 'communicatie', 'softskills', 'trainingbedrijf_X', 'vakinhoudelijk' etc. etc.
Leuk zo'n congress of beurs... vooral die goodybag die al vol zat met folders en die je ook nog eens gedurende de dag(en) hebt aangevuld met allerlei materialen, folders etc., bovendien is die 'postvak in' ook nog eens lekker gevuld in de dag(en) dat je weg bent geweest.... => Ruim alles op, op het moment dat je binnen komt/ thuis komt. Verdeel de dingen in 'naslag informatie' (berg het gelijk op in de overeenkomstige map(pen)), 'te lezen' (plan ook in wanneer je het gaat lezen binnen een week na terugkomst als alles nog vers in je geheugen zit) en 'weg ermee' (jawel: die kaartjes met dat mintje/ snoepje etc. er op kunnen echt weg, doe die snoepjes in een bakje en gooi de kaartjes weg). Ga je die proefmonstertjes gebruiken of niet, zo niet; weg ermee!
Onthoud dat je werkplek niet in één dag een zooitje is geworden, verwacht dus ook niet dat het in één dag opgeruimd en georganiseerd is. Neem je tijd, begin klein. Sorteer dingen bijelkaar en als een categorie te groot wordt, verdeel het dan in subcategorieën => verfijn!

Probeer je timer te zetten op 15 minuten tijdens het organiseren. Als de 15 minuten voorbij zijn, neem je een pauze en beloon jezelf ook voor de voortgang die je maakt!

dit is GEEN FLyLady sectie of vertaling van FlyLady pagina's, ik heb voor het maken van deze pagina's (mede)gebruik gemaakt van het boekje "Organiseer je werkplek" van Odette Pollar (1992/1999), Academic Service, ISBN: 905261 356 7