FunTESTic's FLY-site

De laatste loodjes en de losse eindjes

door FunTESTic

(Archief)Mappen zijn nu netjes opgeborgen, dat wat naar anderen moest heb je verstuurd of daar naar toegebracht. Alle (kantoor)spulletjes heb je opgeruimd. Er blijft nu nog een 'rest' over. De laatste loodjes en de losse eindjes. Daar waar nog geen beslissing over gevallen is (of welke je voor je uit hebt geschoven of om een reden hebt uitgesteld daar wat mee te doen). Tijd om die ook onder ogen te zien.

De eerste categorie zijn de papieren van projecten of van taken op langere termijn. Berg papieren van projecten waar al een map van is gelijk op in die map, voor andere maak je een map. Taken op langere termijn gaan gelijk in je agenda/kalender en/of op de algemene overzichtslijst, de papieren kunnen in de overeenkomstige map voor deze taken.

Visitekaartjes. Neem ze over in je (digitale)rolodex c.q. contactenboek. Er zijn ook speciale apps waarmee je een foto kunt maken van het kaartje en hij deze gelijk 'vertaald' naar een contact in je telefoonboek, maar ook een afbeelding van het kaartje bewaard. Eigenlijk zijn er anno 2021 geen fysieke kaartenboeken meer. Ik raak trouwens die kaartjes ook altijd kwijt. ALs ik op een beurs ben en iemand geeft me een kaartje dan kijk ik altijd een beetje meewarig, pak het kaartje aan, maak een foto en geef het terug. ALs ik later wil kan ik altijd de gegevens nog in mijn contactenboek zetten en zo niet, dan is het gemakkelijk de foto deleten. Ik neem eigenlijk zelden het kaartje mee OF ik niet het aan een document waarmee ik de persoon associeer.

Stukken waar iemand anders wat over moet zeggen kunnen op je bureau blijven als je ze nog dezelfde dag nodig hebt of moet behandelen, anders gaan ze naar je algemene archief en komt er een taak met agendering op je kalender/ in je agenda.

Notities, papiertjes, kattebelletjes, krabbeltjes... ruim ze op. Zet dingen die je moet doen op je takenlijst OF op je algemene overzichtslijst. Notities neem je over in je projectenmap als ze daar bij horen. Stop met de gewoonte om dingen op losse papiertjes te schrijven; tenzij het natuurlijk die post-its zijn voor je routines die je in je huis plakt &128522;

De persoonlijke map. Er is een categorie van dingen waarvan je niet weet wat je er mee moet, maar waarvan je wel weet DÁT je er wat mee moet of welke belangrijk zijn. Deze map is de 'persoonlijke' map. FUnctioneringsevaluaties, persoonlijke uitnodigingen, recepten van iets lekkers, een bestellijst van vlaaien, een ansichtkaartje dat je kreeg met een bijzondere afbeelding, een artikel dat je schreef voor een vakblad... Kaartjes van een evenement of een concert kunnen hier ook in, al moet je natuurlijk niet vergeten deze OOK in je agenda te zetten (evt. voorzien van de tekst dat de kaartjes in deze map zitten). Het is een gevaarlijke map, want je hebt snel de neiging alles er in te doen dat je 'even kwijt' moet omdat je er "geen tijd voor heb" (en ja, dit zet ik met een reden tussen dubbele aanhalingstekens, want je hebt geen tijd voor wat??). Je moet deze map dus goed bijhouden en onderhouden, regelmatig schonen en de oude dingen er uit halen. Ik zelf heb dat als maandelijkse taak in mijn agenda staan.

Papieren en stukken die een beslissing van jou nodig hebben. Sommige moeten echt wachten, je kunt die agenderen en in je 'taken-map' stoppen (sommigen noemen dit een 'vervaldagmap'), als er maar heel weinig van die stukken zijn, is het even puzzelen hoe je dit opbergt. Ik heb een bureauhouder vooor dingen voor de korte termijn en ik zet er dan een 'postitje' met datum op als tabbladje zodat ik vanaf mijn zitplek kan zien dat er iets is met die datum. SOmmigen hebben een map op hun bureau met 'volgende week' en daar zit dan alles in dat de week er na behandeld moet worden (als het veel is) of 'takenmap' waar alles chronologisch in is opgeborgen dat niet op korte termijn (lees vandaag of morgen) behandeld kan worden.

De takenmap of de vervaldagmap

Dit is een bijzondere categorie 'archief'. Het is een map of zelfs mappen die je helpen onthouden wanneer je iets moet doen. Met name wanneer je voor iets veel achterelkaar moet doen zijn die mappen handig. Denk bijvoorbeeld aan het doen van de BTW_aangifte voor een bedrijf. Dat komt ieder kwartaal weer terug. Betalen van rekeningen (iedere vrijdag?). Een dergelijke map wordt chronologisch ingedeeld. IN het eerste gedeelte doe je tabs van 1 t/m 31 dit zijn de dagen van de huidige maand (en ja, er zijn ook maanden waar je de 31 niet gebruik of zelfs een maand waar je ook de 29 en 30 niet gebruikt...). Daarachter doe je 12 tabs met de maandnamen.

Eerst sorteer je alles op maand. Alles dat je deze maand moet doen, doe je achter de juiste dag-tabjes. Aan het einde van de maand pak je de volgende maand er bij en verdeel je die weer in de dag-tabjes. Let er op dat je dus 'vandaag' leeg hebt aan het einde van de dag. Dat betekent; het is gedaan en weggedaan/gearchiveerd OF het is opgeschoven naar morgen en dan zit het achter het tabje van morgen. Deze map en manier van werken kan alleen werken wanneer je er elke dag meer werkt. NB: het kan zijn dat je in het kader van het FLyLady systeem de vrijdag als bureaudag hebt. Je kunt er dan voor kiezen om in plaats van de dagen-tabs, week-tabs te maken (week 1, week 2 , week 3); ook dan geldt dat het alleen werkt als je ook wekelijks die map dan bijhoudt. Dagmap is dus dagelijks bijhouden, weekmap is wekelijks bijhouden etc. Ik zelf ben van het 'wekelijkse'; ik kijk dan wel altijd goed naar ook de VOLGENDE week als voorbereiding van wat komen gaat.

Het is overigens niet de bedoeling dat je dingen voor je uit gaat schuiven en dan maar iedere keer 'naar de week er na' verplaatst; dan ben je gewoon aan het uitstellen (waar was de woensdag ook al weer voor?). Ik kijk dus altijd woensdag ook naar de weektabs of er dingen in zitten die ik niet mag uitstellen. Ruim ook de map regelmatig op. Het is geen bergplaats voor dingen die je uitstelt, geen beslissing over wilt nemen (nog). Overigens is uitstellen sowieso geen goed idee, want het bijt je op een gegeven moment toch in de kont en het blijft ook nog eens in je hoofd malen.

De losse eindjes zijn die dingen die nu nog over zijn. Handleidingen en instructies horen in een map waar handleidingen in zitten (die had je als het goed is al gemaakt aan het begin of je hebt er op zijn minst een plek voor gemaakt). Kantoorbenodigdheden moeten naar de betreffende kast of terug naar het magazijn. Ingelijste foto's moeten netjes aan de muur of mee naar huis. Formulieren moeten in de overeenkomstige map(pen), ook hier weer netjes georganiseerd met behulp van tabbladen. Citaten en gezegden (de 'tegeltjes') kun je evt. typen in een 'notepad' en opslaan op je schijf. Hang er niet meer dan één of twee aan de muur, eventueel kun je mooi geprinte voor een toekomstige wissel in je persoonlijke map bewaren. Promotiemateriaal van je bedrijf leg je in een aparte plek of opbergkast, bij nieuwe versies doe je de oude weg.

Post In

Je postbak 'inkomende stukken' of 'postvak in' etc. Is de ENIGE bak waar andere mensen iets in kunnen leggen en nieuwe gegevens binnen kunnen komen. Het mag niet meer dan 15 minuten kosten (hey... hoor ik daar 'timer'?) om nieuw werk te verwerken, dat kan ook twee of drie keer per dag zijn. Verwerken is: sorteren, opbergen, op de actielijst zetten, behandelen/beantwoorden, versturen en/of weggooien.

Bepaal van de ingekomen stukken waar het mee te maken heeft. Het onderwerp zegt iets over waar je het moet archiveren.

Als er acties nodig zijn moet je bepalen wat en wanneer de volgende stap genomen moet worden. Heb je een taak opgenomen op je takenlijst of algemene overzichtslijst? Is de betaling geagendeerd? ZIt hij in je vervaldagmap (of vervalweek map natuurlijk).

Een vraag die kan helpen is : "als ik volgende week op vakantie zou gaan", informatie is zo gemakkelijker te sorteren. Als je papieren weg zou gooien, waarom dan niet gelijk doen. ALs je papieren zou archiveren? waarom dan niet gelijk... Je hoeft niet alles vandaag te DOEN (we doen vandaag en een beetje morgen nietwaar?), maar neem WEL gelijk een beslissing over informatie en of stukken die binnenkomen.

Stapels weghouden

Nu je hebt opgeruimd kun je alles georganiseerd houden door de 'hotspot' benadering te hanteren. Maak er een gewoonte van om bij je einde-werkdagroutine je bureaublad op te ruimen en die beginnende stapel op te ruimen; het is immers gewoon een hotspot.
Leer jezelf een begin-de-werkdagroutine en een eind-van-de-werkdagroutine aan, waar je jouw bureau opruimt (ook thuis!). Je bent geen uitzondering: werk niet dagen achter elkaar aan een bureau dat je niet dagelijks even opruimt. DIe hotpots worden in no-time papieren lawines waar je onder bedolven wordt... wees en blijf ze de baas.

Routines, routines, routines

Behalve de begin-de-werkdagroutine en de eind-van-de-werkdagroutine kun je ook voor gewone dingen en klusjes routines aanleren. Dat kan dus ook voor het behandelen van je papieren.

Leer jezelf aan om bij binnenkomende post de vraag te stellen: houden of weggooien? Ongeadresseerd reclamedrukwerk kan gelijk weg (heb je die nee-nee of ja-nee sticker al op de deur?).

Indien houden, stel jezelf drie vragen: moet IK er wat mee of iemand anders? waar heeft het mee te maken? wanneer moet ik er wat mee? . Gooi zoveel mogelijk weg en recycle. Wees selectief met bewaren.

Verwerk alles zodra het binnenkomt en/of doe om de twee uur een 'hotspot' brandoefening...

Berg dingen op. ZOdra het kan ruim je het op. Je hebt je mappen waar het in kan, je kantoorartikelen hebben een plek. Alles heeft zijn plek en alles is op die plek.

Bewaar zo min mogelijk losse papieren en stop met het gebruik van kleine notitiepapiertjes.

Plan diverse momenten in per dag om je postvak in te behandelen.

Gebruik je takenlijst, agenda, kalender en/of algemene overzichtslijst evenals je vervaldagmap/vervalweekmap. dit is GEEN FLyLady sectie of vertaling van FlyLady pagina's, ik heb voor het maken van deze pagina's (mede)gebruik gemaakt van het boekje "Organiseer je werkplek" van Odette Pollar (1992/1999), Academic Service, ISBN: 905261 356 7