FunTESTic's FLY-site

Home
FLY-en?
Start FLYen
FlyLessen
Downloads
Ochtend Mijmering
Vraag FlyLady
DinnerDiva
FunTestic's
Begrippen & FAQ

Bijhouden van post-, e-mail en ander leeswerk

door FunTESTic

Post verwerken we in principe als het binnenkomt. Als ik niet thuiswerk dan is manlief eerder thuis dan ik, hij pakt altijd de post van de mat en legt het op het aanrecht (HotSpot in de maak dus!). Zodra ik thuis kom is het eerste dat ik dan ook doe - nadat ik de kat eten heb gegeven anders blijft die rondjes om mijn benen lopen- de post uitzoeken.

Reclame gaat altijd gelijk de papierbak in (tenzij, wat ik al eerder ergens melde, er iets tussen zit waar ik specifiek naar op zoek ben). Rekeningen worden gelijk naar het toegewezen bakje/houder gebracht (voor woensdag of vrijdag om te verwerken). Tijdschriften gaan mijn lectuurbak in (ik haal ze gelijk uit plastic e.d. want dat staat rommelig als je dit niet doet).

Met andere woorden; post - of het nu e-mails of papieren post (we noemen dat 'snailmail' (vertaald: slakkenpost)) is- zodra het binnenkomt sorteer je het gelijk (of zodra het kan, maar stel het niet uit in de zin 'kan later wel als ik ga lezen oid').

Na het sorteren kun je post verder verdelen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Er zijn zelfs trainingen over 'time management' die hier aandacht aan besteden. Voor mij werkt het systeem om de volgende categorieën te maken (vooral bij 'email', maar het werkt ook bij snailmail).
  1. Heel urgent/belangrijk en moet/wil ik zelf afhandelen
  2. Heel urgent/belangrijk en moet/kan iemand anders afhandelen
  3. Niet urgent/belangrijk en moet/wil ik zelf afhandelen
  4. Niet urgent/belangrijk en moet/kan iemand anders afhandelen
  5. Amusement/ontspanning
Ik schrijf bewust moet/wil bij de dingen voor mijzelf. SOmmige dingen kunnen anderen best afhandelen en eigenlijk zou je die dus moeten delegeren (geldt ook voor taken namelijk), maar soms zijn er dingen die je gewoon zelf WILT doen. Zolang dit KAN (afhankelijk van hoeveel tijd/ruimte je hiervoor hebt) is dat geen probleem, als je geen tijd/ ruimte hebt, zul je toch écht moeten delegeren of door moeten sturen.

Categorie 1 verwerk ik direct. Dit zijn stukken die deze dag nog verwerkt moeten worden of vragen die direct beantwoord moeten worden. Ze gaan in de papieren versie niet eens in mijn postvak, maar ik leg ze naast mijn toetsenbord bij het sorteren. Het zouden ook de dingen kunnen zijn die in 'deze dag' van de vervaldagmap (of vervalweekmap natuurlijk) zitten, die moeten immers ook vandaag worden gedaan. In de electronische vorm krijgen ze een kleurtje/vlaggetje voor vandaag, als ik ze bv niet direct KAN behandelen (door bv een tussenkomende meeting oid), maar meestal verwerk ik deze ook direct. Het kan maar gedaan zijn en vaak zijn het ook dingen waar een ander op zit te wachten zodat die weer door kan met zijn/haar werk dus dan is het ook een win-win of zelfs 'must' om het snel te verwerken.

Zowel deze categorie als categorie 3 kun je vervolgens onderverdelen in de manier van verwerken. SOms kan het handig zijn om de dingen waarvoor je iets moet tekenen of moet dicteren bijelkaar te doen, net zoals dingen onderzoeken, dingen opzoeken in het archief, betalen etc. ALs je de verwerkingwijze als sorteermethodiek gebruikt, kun je efficiënter door een stapel heen werken.

Categorie 2 verwerk ik ook direct. In de zin van: OF ik stuur het gelijk per interne post door (of extern als dat nodig is) OF mail het door met een korte uitleg voor de ontvanger (een 'waarom' kan in veel gevallen wel zo netjes zijn, anders zoekt die ander zich een slag in de rondte waarom hij jouw ontvangen ding moet opvolgen EN waarom het urgent is; dat is allemaal verloren tijd; een korte uitleg zorgt dan voor een vliegende start zonder dat de ander vol met vraagtekens zit) Ik archiveer de ontvangen mail WEL in de overeenkomstige (electronische) map overigens, maar ik besteed er verder geen aandacht aan.

Categorie 3 verwerk ik niet direct, maar agendeer ik wel OF gaan in de vervaldagmap. Het wil ook nog wel eens zo zijn dat als ik nog een 'verloren 5 minuten heb' ik een dergelijk item oppak. Dit zijn overigens wel dingen die de neiging hebben 'te verstoffen'... ze komen altijd - door categorie 1- onderaan. Om dan te zorgen dat ze geen categorie 1 worden, is het wel belangrijk deze regelmatig te bekijken. ALs ik na een maand het nog niet opgepakt heb, stel ik altijd voor mezelf de gewetensvraag is dit een WILLEN of een MOETEN. Bij een WILLEN moet ik dan toch echt beslissen het los te laten, hoe graag ik het ook gewild had; blijkbaar is er geen tijd voor, als het een MOETEN is dan krijgt hij een tijdslot in mijn agenda ('focustijd') om het af te handelen.

Categorie 4 is doorstuurwerk. Hier moet je echt niet naar kijken. Qua behandeling hetzelfde voor JOU als categorie 2, al kun je bij 2 nog wel eens een actieve navraag moeten doen, bij categorie 4 is het 'over de muur' (wel met uitleg dus!) en dan 'uit het oog, uit het hart'. Vaak zijn het 'ter informatie' dingen. Ik browse meestel even de eerste regels door en archiveer het dan gelijk (of het gaat de prullenbak in.. zeker als er 5 recentere mails van in je mailbox zitten met replies...)

Categorie 5 zijn de tijdschriften, nieuwsbrieven e.d. die je even voor ontspanning leest. Die van persoonlijke aard zijn voor in de pauzes, avonden en weekeinden. Vaak van persoonlijke aard. We hebben eerder al deze stukken en het archiveren er van behandeld. De zakelijke variant zou je als categorie 3 kunnen behandelen, maar je kunt er wel degelijk een aantal vragen bij stellen.

De zakelijke kunnen gemakkelijk een stapel worden die op een gegeven moment kostbare ruimte inneemt in de boekenkast OF een onooglijke stapel wordt op een vensterbank. Bij vakbladen, nieuwsbrieven e.d. van zakelijke aard kun je jezelf afvragen wat er was gebeurd als je het niet hand ontvangen, was je er dan minder van geworden? was je van dingen niet op de hoogte geweest? Bevat het ontvangen stuk daadwerkelijk informatie die nuttig is (en hoe vaak) en niet alleen maar interessant? En als je meerdere tijdschriften van hetzelfde onderwerp ontvangt; kun je dan evt. ook met één af zonder dat je informatie mist? En welke is dan de 'beste waar voor je geld'?
Het is belangrijk in je gedachten te houden dat je NOOIT alles kunt lezen dat er uit komt. Je krijgt zowieso al niet ALLES binnen en van wat je binnen krijgt kun je niet ALLES lezen tenzij je er de hele dag aan besteed en je moet ook nog iets van werk doen, eten en slapen. Jij en anderen gaan écht niet door als je iets niet leest. ALs het ECHT belangrijk is, dan krijg je die informatie ook op een andere manier binnen of wordt je er aan herinnerd (echt waar!). Dingen die je al zes maanden op een stapel hebt liggen; weg er mee. Als je bang bent dat iemand aan jou merkt dat je een boek/ tijdschrift niet hebt gelezen.. bedenk dan dat je het tot nu toe ook aardig hebt overleefd en je kunt natuurlijk altijd gewoon aangeven dat je er niet aan toe komt, maar dat je graag een kop koffie drinkt waar het artikel kort samengevat aan je wordt verteld.

Voor de persoonlijke: In je wekelijkse huiszegeningsuurtje kijk je wekelijks deze dingen na in de 'tijdschriften lozen' activiteit. Dingen die je niet (gaat) lezen doe je dan weg.

Er zijn vier manieren om zowel persoonlijke als zakelijke leesstapels aan te pakken:
  1. Lees het niet en archiveer de stukken met verwante stukken
  2. Lees het en archiveer het met verwante stukken
  3. Geef het door aan iemand anders
  4. Gooi het weg
Ik lees overigens veel als ik reizende ben, helaas is dat nu een stuk minder en ik lees dan ook - helaas- een stuk minder. Reserveer dan in ieder geval een uurtje of twee keer een half uurtje om dingen te lezen en je vakliteratuur bij te houden. Artikelen die je wilt bewaren kun je uitknippen en met een datum/bron in een insteekmap archiveren en gooi dan het gelezen tijdschrift weg; leg het tijdschrift niet even opzij om later het artikel uit te knippen want daarmee maak je weer een nieuwe stapel en je vergeet geheid waarom je dat tijdschrift ook al weer opzij had gelegd. Het kan ook aan te bevelen zijn een cursus snellezen te doen, dat scheelt voor zakelijk (niet ontspannend lezen natuurlijk) lezen veel tijd.

dit is GEEN FLyLady sectie of vertaling van FlyLady pagina's, ik heb voor het maken van deze pagina's (mede)gebruik gemaakt van het boekje "Organiseer je werkplek" van Odette Pollar (1992/1999), Academic Service, ISBN: 905261 356 7