FunTESTic's FLY-site

Beginnen met organiseren

door FunTESTic

In 'beginnen' hebben we onze boekenkast uitgeruimd en weer ingeruimd. Voelt volgens mij prima nietwaar? Wellicht heb je zelfs nog wat ruimte over voor een mooi fotolijstje of een favoriet siervoorwerp. Je kunt er echter ook voor kiezen om er lekker helemaal niks in die lege plekken te zetten, het geeft helemaal niks dat er niks staat; heb je voor de toekomst nog wat ruimte!

Je werkplek is echter niet alleen je boekenkast. Kijk eens rond en aanschouw wat allemaal bij jouw werkplek hoort....Misschien zijn het nog wat planken aan de muur, een archiefkast, een bureaukastje of ladenblok, je bureau zelf natuurlijk, laden in je bureau en wie weet nog een tafeltje waar een printer op staat (of heb je zelfs nog een fax (?!??)). Het is nogal wat nietwaar....

ALs je normaliter jouw werkplek aan de keukentafel hebt, dan heb je ongetwijfeld ergens een plek waar je jouw administratieve papieren bewaart of waar je een printer hebt staan. Met andere worden; meubilair e.d. dat wel bij je werkplek hoort, hoeft niet noodzakelijkerwijs in dezelfde ruimte te staan. Wel is het zaak om alle onderdelen van jouw werkplek te gaan ordenen. NIet allemaal in één keer natuurlijk en ook niet te veel van één plek in één keer; 15 minuten per keer!!! babystapjes!!!

Opbergkast(en)

Zoals ik niet vaak genoeg kan benadrukken; doe niet de HELE kast in één keer. Kies een lade of een plank en ga daar mee aan de slag. Je kunt - net als bij de boekenkast- er voor kiezen om te organiseren als je het van de plank afhaalt OF je haalt alles van de plank en organiseert als je het weer op de plank legt. Ik vind het fijn om een plank leeg te halen, te sorteren en dan in te delen. In een opbergkast liggen vaak kantoorartikelen. Kladblokken, potloden, plakband, post-its blokjes en wat nog niet meer. Leg die allemaal bijelkaar in OF een lade (als je een ladenkast hebt) OF een bakje/ doos/ mandje (als je een kast hebt met planken). Enveloppen doe je ook allemaal bij elkaar. Ik zelf heb ze op een stapel van groot (onderop) tot klein (bovenaan) liggen in een lade, maar sommige mensen hebben ze in een postvakje of zelfs en ordner met insteekhoezen (in de eerste insteekhoes kun je ook de postzegels kwijt).

Kom je boeken tegen, dan kun je die mooi in je opgeruimde boekenkast kwijt en papierwerk berg je gelijk op waar het hoort natuurlijk ;-), evenals cursusmateriaal (daar heb je toen je de boekenkast organiseerde een map voor aangemaakt of heb je ook plek voor in je boekenkast gecreërd). Handleidingen krijgen ook een apart plekje of hebben die al gekregen. Het is handig om je aankoopbon aan de handleiding te nieten. Je weet dan wanneer de aankoopdatum was en wat het apparaat kostte. Nu is het heeeeel verleidelijk om in een kast met laden en deurtjes een bak/ lade of plank te bombarderen tot rommelplank omdat je het toch niet ziet. We noemen dat ook de 'stash' en het is - laten we eerlijk zijn- gewoon rommel waar je geen zin had om het op te ruimen en het gaat alleen maar erger worden. Dus nee, geen verzamelplek aanwijzen voor rommel. Rommel kun je niet organiseren alleen wegdoen. Prullaria, die 15 bekers met reclame er op, die verschillende puzzeltjes... W.E.G. E.R.M.E.E..... bewaar hooguit 1 beker misschien 2. Meer heb je echt niet nodig en die beker hoort in een keuken thuis, niet in een opbergkast in je werkplek en als op een kantoor werkt is 1 beker ook voldoende. Vind je het zonde om weg te gooien denk na na of je er iemand nog blij mee maakt. ZO niet, dan weet je volgende keer dat je op een beurs niet van alles mee moet zeulen. Scheelt je ook weer sjouwen én opruimen in de toekomst.

Bureauladen of ladenblok

Bureauladen of de laden in je ladenblok zijn plekken die dingen moeten bevatten die je dagelijks gebruikt, dit zijn dus dingen die de moeite waard zijn en/of die belangrijk zijn. Hoe verder weg van je feitelijke werkplek hoe minder belangrijk, je moet er immers voor lopen of moeite voor doen. Alles in je laden heb je 'bij de hand'. Net als alles geldt ook hier weer dat je 1 lade per keer doet en niet het hele blok in 1 keer. Babystapjes.

Van die oude kleine notitiepapiertjes, vuiltjes, oude paperclips, oude verdroogde elastiekjes en alle dingen die er vaag uit zien kunnen allemaal weg. Oude visitekaartjes: weg er mee, desnoods verscheur je ze in kleine stukjes als je je zorgen maakt over gegevens in een prullenbak. COntroleer of pennen die je tegenkomt het nog doen, zo niet; gooi ze gelijk weg. Oude tip-ex (correctievloeistof om typefouten en schrijffouten te corrigeren) kan ook weg, zeker als het uitgedroogd is. Blue-tack/ of poster-gums moeten netjes tussen papiertjes zitten en in een doosjes. Heb je alleen van de plakkerige losse stukje in een lade waar heel veel vuiltjes aan zitten; gooi het weg. Je hebt ook maar 1 notitieblok nodig op je werkplek. De andere notitieblokken horen in je opbergkast (of als je bij een kantoor werkt, daar waar ze kantoorartikelen bewaren). OUde suikerzakjes of melkpoeder zakjes; weg er mee, zijn ze nog 'vers' breng ze dan naar de plek waar het hoort, bij het koffie-apparaat. Dat geld ook voor die exclusieve collectie theezakjes die je mee hebt genomen toen je collega om een mok thee vroeg en je niet wist wat voor smaak die wilde.

ALs je meerdere exemplaren van iets hebt, kies dan de mooiste en doe de rest weg of berg op in je voorraadkast. Je hebt echt geen zes dezelfde linealen nodig in je bureaulade.

Een werkplek op kantoor is trouwens niet de plek waar je persoonlijke bezitting hoort uit te stallen. Ik had ooit een collega die 's morgens eerste tien minuten bezig was om alle pennenbakjes, fotolijstjes en snuisterijen neer te zetten en 's middags weer in een doos te doen voor in de locker. Absurd gewoon. Een enkel ding van persoonlijke aard is prima, maar niet een heel ladenblok vol of een plank op je archiefkast.
IN een ander voorbeeld hadden we ontzettend veel last van muizen in het kantoor. Niemand wist waar het van kwam. We hebben middagen gespendeerd om de bordjes met kruimels en weet ik niet allemaal van de bureaus af te halen als die er nog stonden, maar nog steeds bleven er muizen rondscharrelen. Totdat we er achter kwamen dat er collega's waren die rollen bisquits, pakken koek, chips etc. in hun bureauladen hadden. Muizen laten zich niet tegenhouden door een kastje die kruipen daar gewoon in en diverse rollen bleken dan ook aangevreten. Een afsluitbare trommel met wat eetwaar is prima, maar het moet geen halve supermarkt worden.

Kantoorapparatuur en kantoorartikelen

Dingen die je veel gebruikt moeten zo dicht mogelijk bij je werkplek staan. Dan pas maakt dat efficiën werken mogelijk. Het is niet handig als je een pen nodig hebt, je eerst helemaal naar je archiefkast moet lopen. Die moet gewoon binnen handbereik liggen. IN de bovenste bureaulade of lade van je ladenblok heb je dus de zogenaamde kantoorartikelen liggen. Pennen, potlood, nietmachine, gum, plakband.

De printer is een apart verhaal. Thuis heb ik mijn printer naast mijn bureau staan, maar ik heb dan ook een simpele inktjetprinter die ook nog eens meestal uitstaat. Op werk hebben we een grote laserprinter die - volgens mij- ook uitstoot heeft. Die heb ik liever niet naast mijn bureau staan, bovendien print het hele kantoor op dat ding, dus ik zou gek worden dat de hele dag dat ding zou printen naast me. Hier moet je dus een afweging maken of het gemak van een printer dichtbij opweegt tegen gezondheidsredenen. Bovendien zul je je toch moeten afvragen of dat printje wel écht nodig is.

ALs je nog een vaste telefoon hebt is het handig om die op je bureau binnen handbereik te hebben staan. ER naar toe moeten reiken is niet handig en ook niet gezond qua lichaamshouding. ALs je de telefoon opneemt met je linkerhand, zet je telefoon dan schuin links van je op je bureau. NEem je de telefoon op met rechts, zet hem dan aan je rechterzijde. Denk bij ieder voorwerp na of je het makkelijk moet kunnen pakken en waar het dan zou moeten liggen.

De archiefkast

Archiveren is een kunst. Een goed systeem in je archief zorgt er voor dat je alles gemakkelijk terug kunt vinden. Een archiefkast kan een kast zijn met planken waar odners op staan, maar het kan bijvoorbeeld ook zo'n ouderwetse kast met grote laden zijn met zogenaamde hangmappen. De archiefkast ruimen we ook lade voor lade of plank voor plank op. Misschien wil je zelfs maar een halve of zelfs kwart hiervan per keer keer doen.

Hanteer ook hier het principe: kan het weg of moet het bewaard worden? Sorteer dingen die bijelkaar horen bijelkaar. Gebruik je het vaak dan moet het waarschijnlijk in de kast dichtbij jou blijven en anders kan het naar een centraal archief (zonde van JOUW werkplek ruimte immers!). ALs je iets maar één keer per maand nodig hebt of nog minder, dan moet het naar een centraal archief (kun je het digitaliseren misschien?). Het is handiger om deze van je werkplek te ruimen, want het verplaatsen iedere keer kost je meer tijd en het zorgt weer voor een voorwerp meer om door te zoeken als je onverhoopt toch iets niet kunt vinden.

Etiketteer mappen duidelijk. Het etikel moet jouw direct vertellen wat er te vinden is en moet ook voor jouw collega's duidelijk zijn. Archiveren komt op een andere pagina aan de orde.

Zijn mappen te vol, verdeel ze dan verder in subcategoriën. Oude informatie moet je zowieso weg doen, net als niet meer relevante informatie en kopieën van kopieën. Informatie die vertrouwelijk is of privacy gevoelig die weg moet, moet je uiteraard door de schredder doen of weggooien in een speciaal daarvoor bedoelde bak voor dat soort documenten.

Ik heb voor mijn thuisadministratie ooit een tabbladenset gekocht van het NIBUD met categorieën tbv financiën. Ik begon toen net en had die leidraad toen nodig. Inmiddels heb ik tabs gemaakt die voor mij handiger zijn. De map die het dichtst bij me staat bevat de informatie die ik het meest raadpleeg, diegene die ik het minst nodig heb staat her verst van me af.

Het bureaublad zelf

Nu je alle kasten en laden hebt georganiseerd blijf er nog één horde over. Je bureau(blad) zelf. Ga er achter zitten en verdeel het oppervlakte in vlakken als je niet alles in één keer kunt opruimen en pak dan een gedeelte per keer.

Ruim eerst eens alle losse papiertjes op die op je bureau liggen. Is het oud dan kan het waarschijnlijk weg. Als het nog relevant is, leg het dan allemaal bijelkaar om te verwerken. Als er stapels papier op je bureau liggen ga dan per stapel ruimen, net als bij je boekenkast. Kan het weg, doe het dan weg. Moet je het bewaren leg het dan op een stapel. Later kun je die dan sorteren en organiseren. Sorteer de te bewaren stapel verder in categorieën. ALs het ergens anders naar toe moet, zorg dat het daar terecht komt. Stuur het door naar de relevante collega of breng het naar het (digitale) archief. Alles dat je op korte termijn moet afhandelen blijft op je bureau; bijvoorbeeld in een postvakje of brievenbakje. Dingen waar je aan werkt en waarvan je niet weet waar je ze moet laten, leg je even op een aparte stapel. Eventueel kunnen die in een order op je bureau; uiteraard wel verdeeld met tabs.

Pennen, gummen, paperclips, elastiekjes en andere rommeltjes moeten allemaal opgeruimd of weggegooid (denk nog aan die bureauladen, hier geldt hetzelfde!). ALs je oppervlaktij zo goed als vrij is, haal er dan even een fris doekje overheen en haal even diep adem. Geniet van die mooie, opgeruimde werkplek. Het enige dat je nog rest is die stapel papier op je bureau, hooguit twee stapels als je die papieren waar je aan werkt niet al hebt opgeborgen omdat je niet wist wat je er mee moest. Neem even je rust met iets fijn warms... nee niet weer al die theezakjes, melk- en suikerzakjes in dat bekertje meenemen!

dit is GEEN FLyLady sectie of vertaling van FlyLady pagina's, ik heb voor het maken van deze pagina's (mede)gebruik gemaakt van het boekje "Organiseer je werkplek" van Odette Pollar (1992/1999), Academic Service, ISBN: 905261 356 7