FunTESTic's FLY-site

Hoe onstaan die stapels papier

door FunTESTic

Stapels papier, achterstanden, overal en nergens papiertjes, notities.... hoe groeien die eigenlijk? Dat is handig om te weten als je ze straks de baas wilt blijven en die stapels niet meer wilt laten ontstaan.

Stapels betekent: achterstand. Ik heb het niet over "stapels" van max 10 papieren, documenten en/of tijdschriften. Stapels nodigen ook uit tot wanorde, want er komt steeds meer op die stapels te liggen; ook dingen die niks meer met elkaar te maken hebben. Sommige mensen zullen nu zeggen: 'ja maar als ik nu stapeltjes heb van hetzelfde, dan is het toch georganiseerd?'. Dan zeg ik: een stapel an-sich is al een probleem, ook al is deze georganiseerd (zelfde onderwerp), het betekent simpelweg dat je dingen niet hebt opgeborgen of nog niet verwerkt hebt en in het geval van -ongeveer- 10 papiertjes is dat nog 'ok', maar als het een 'stapel' is, dan heeft het gewoon te lang kunnen woekeren. In de FLyLady systematiek is het immers ook zo dat je de rekeningen op een 'stapeltje' legt om op woensdag of vrijdag te betalen, dit beschouw ik niet als 'stapel' in de context van wanorde.

Behalve dat een stapel "achterstand!" schreeuwt, nodigt deze ook niet uit om te gaan ordenen, je ziet er als een berg tegenop om door die HELE stapel heen te moeten worstelen en soms wordt een stapel zo groot dat hij dreigt om te vallen zodat we er maar een tweede (of derde, vierde etc.) naast maken.

Stapels ontstaan omdat je dingen 'even opzij' legt om later iets me te doen. Het kan zijn omdat:

Er een beslissing over genomen moet worden door jezelf of iemand anders of misschien zelfs samen met iemand anders
Er eerst een goedkeuring moet komen voordat het verder behandeld kan worden
Je er tegenopziet om te reageren of niet weet hoe je het moet doen
Je het even apart legt omdat het prioriteit heeft qua opvolging
Je het uitgebreid wilt doornemen en je daar nu geen tijd voor hebt
Je eerst dingen moet uitzoeken voordat het verder kunt verwerken
Het een nieuw project of onderwerp is waarvoor nog geen plekje/ archiefmap oid is gemaakt
Je gewoon geen tijd hebt om het nu te behandelen
Het naar de 'versnipperaar' moet
Het op de post moet/ naar de postkamer etc.

ALs er eenmaal stapels zijn, vooral flinke stapels, dan zijn er vervolgens talloze redenen (excuses?) om niet aan ordenen / opruimen te beginnen. Deze blokkades zijn -o.a.-:

Je hebt geen tijd
Er komen steeds meer documenten voorbij
Bang om belangrijke papieren weg te doen
Je hebt er de puf / energie niet voor
Je hebt geen idee waar te beginnen
Fatalistische gedachten: het wordt toch weer een zooitje

Vooral die laatste steekt de kop op als je al eerder pogingen hebt gedaan om orde in de papieren chaos te krijgen. Toch zul je jezelf daar overheen moeten zetten: vergeef je zelf en vergeet al die eerdere pogingen. Belangrijk nu is dat we het babystapje voor babystapje gaan doen, laat je niet verleiden tot een 'frenzie', zoals die vorige keer toen je 'een heel weekeinde alles helemaal spic-en-span had geordend zodat je een 'frisse start' had'. Als je niet ook een net systeem of routine er naast opbouwt, dan ontstaan er in mum van tijd weer stapels en tja... dan is het inderdaad toch weer een zooitje. Je begint opnieuw, het is nu eenmaal vallen en opstaan. En ja, ook nu kan wellicht eens een keer een stapel gaan ontstaan, maar zodra je het merkt; pak hem dan gelijk aan (niet uitstellen!), dan voorkom je erger.

Je hebt dus geen tijd... jaja... Je weet wat de FLyLady zegt. Je hebt geen tijd omdat je denkt dat je het perfect moet doen. Je hebt altijd tijd om ergens een minuutje, twee minuten of tien minuten wat te doen. Beter iets dan niets. Dus ook hier; zet je timer voor twee minuten en doe IETS voor twee minuten. Het hoeft niet perfect, maar doe in ieder geval iets. EN laten we eerlijk zijn; hoe meer chaos, hoe meer tijd het je kost.

Er komen steeds meer documenten voorbij. Deels kun je daar ook zelf wat aan doen. Als het bijvoorbeeld gaat om reclame(drukwerk), kun je bewust 'unsubsriben' (email) of een 'nee-nee-sticker' op de deur doen (of als je écht de buurtkrant wilt lezen een 'ja-nee sticker'). Al (voor)sorteren/verwerken op het moment dat het binnenkomt is een ander hulpmiddel. Post die binnenkomt haal ik bijvoorbeeld altijd gelijk uit de enveloppe. Is het toch reclame dan browse ik het even kort door of het een onderwerp is dat op mijn 'interesselijstje' staat en anders gaat het gelijk de papierbak in. Een interesselijstje is bv dat je naar een bepaalde dienst of service op zoek bent. Ik noem als voorbeeld 'zonnepanelen'. ALs ik post krijg over 'collectieve initiatieven' over zonnepanelen, dan gaat deze naar mijn bureaubakje, als het over auto's gaat, dan gaat hij gelijk de papierbak in.

Als je ooit denkt dat je 'iets weggegooid hebt dat je de volgende dag nodig bleek te hebben", "wat als ik belastingcontrole krijg en iets niet meer heb?" of "je weet maar nooit wanneer je dit nodig hebt", dan heb je - met grote zekerheid- last van de angst om dingen weg te doen. Maar laten we eerlijk zijn: hoe VAAK heb je iets weggegooid dat je later nog nodig bleek te hebben? Hoe VAAK heb je belastingcontrole gehad en ALS je er al eentje had, hoe erg was het uiteindelijk dat je dingen miste? Laten we wel wezen; in al die stapels zaten vast van die stukken die je op dat moment niet terug kon vinden, bewaren maar niet kunnen gebruiken dus. Bijna alles is ook vervangbaar of je kunt alsnog een kopie opvragen als het nodig hebt, bovendien is veel nu op 'persoonlijke dashboards' van bedrijven te downloaden.
Maar hoe weet je nu wat je wel veilig kunt weggooien?

De informatie is niet meer actueel of relevant voor mijn werk en/of leven
De informatie is iets dat ik zelden zal raadplegen en kan ik evt. ook op internet nog vinden
Het voegt niets nieuws toe aan de informatie die ik al heb
Ik heb geen tijd om het (op korte termijn) te lezen
Iemand anders heeft deze informatie ook
De kans dat ik het opnieuw nodig heb is nihil
Het is al een kopie van iets
Het stuk heeft een oude datum
Ik heb het niet meer nodig/ wil het eigenlijk niet hebben

Wat zijn dingen die je moet bewaren?

Het is het enige exemplaar (denk aan stukken zoals een diploma met handtekening, jaarafschrift inkomen)
Kopiëren zou heel moeilijk zijn
Je moet de informatie snel kunnen raadplegen
Je bent wettelijk verplicht de informatie te bewaren (belasting-gerelateerde papieren, die je dus voor je aangifte gebruikt, bewaar je 5 jaar)
Het is een onderdeel van een project- of klantenarchief (in mijn werk worden specifieke documenten - die we 'maincopies' noemen- met de hand voorzien van 'redlines' (correcties met rode pen), deze documenten moeten we bewaren als evidence. We scannen deze documenten en slaan ze op, de papieren stapel(s) gaat de papierbak in)
Je bent de maker van het document
Het document heeft emotionele waarde (bv een tekening van een kind, laatste krabbel van een dierbare)

Dingen wegdoen betekent niet dat je 'jouw historie' wist of de historie van je bedrijf. Wel betekent het dat je een keuze maakt wat voor jou belangrijk is om tijd, energie en kosten aan te spenderen. ALs je het niet belangrijk vindt; gooi het dan weg, doneer het of verkoop het. Oude tijdschriften kunnen bijvoorbeeld naar bedrijven waar ze wachtruimten hebben en sommige documenten zijn het waard om te verkopen. Dingen bewaren omdat ze slechts 'interssant' zijn, is geen reden, ook dingen bewaren die je mogelijk ergens tussen nu en je pensioen nodig gaat hebben, ook niet.

Door je papierwinkel te ordenen wordt je ook niet een 'kil' persoon. Het betekent echt niet dat je ieder papiertje exact recht en geniet op je bureau moet neerleggen. Niet ieder mapje hoeft waterpas in de kast te staan. Het gaat er om dat je dingen snel kunt terugvinden, dat je met minimale frustratie en met vertrouwen dingen kunt terugvinden daar waar je zoekt. Je bent niet ineens een controlfreak en netheidsfanaticus. Het maakt je juist een persoon waar mensen snel en graag naar toe gaan omdat je hen snel van informatie en documentatie kunt voorzien.

dit is GEEN FLyLady sectie of vertaling van FlyLady pagina's, ik heb voor het maken van deze pagina's (mede)gebruik gemaakt van het boekje "Organiseer je werkplek" van Odette Pollar (1992/1999), Academic Service, ISBN: 905261 356 7