FunTESTic's FLY-site

Waarom je werkplek organiseren?

door FunTESTic

Wanorde op je werkplek kost, net als wanorde in je huishouden, emotionele energie. Als je een kantoor binnenkomt waar het een zooitje is en waar de stapels papier op het bureau ligt, dan voelt het al alsof er heel veel werk verzet moet worden, je wordt er al moe van voordat je nog een pen hebt opgepakt om aan de slag te gaan. Het lijkt ook als er meer werk gedaan moet worden dan er feitelijk aan werk is.

Wanorde zorgt voor vertraging in je werk, frustratie, spanningen en je verliest tijd. Maar dat niet alleen. Je mist ook dingen. Want die uitnodiging voor dat seminar ligt nu ergens vergeten in een stapel papier, net zoals die memo die je enkele weken geleden opzij hebt gelegd omdat de actie er op nog ver weg leek en die gisteren heel belangrijk was. TE LAAT!!!

In de introductie van deze sectie noemde ik het ook al; de flexwerkplek. Ik walg er echt van als ik op een plek moet zitten waar chaotisch bekrabbelde papiertjes op liggen, afgekloven pennen en een bekertje met suikerzakjes/melkzakje (omdat het te ver lopen is naar de koffie-automaat). Ik vind het helemaal smerig als er nog een vies bordje en/of bestek of gebruikte bekertjes op het bureau staan. Wat voor smeerkees heeft hier gisteren gewerkt? Wat voor smeerboel zit er op het bureau dat ik niet kan zien? Ik zou me doodschamen als een collega aan een bureau gaat zitten er net zo over denkt als ik, als ik degene was die daarvoor aan dat bureau had gewerkt.

Maar dat niet alleen, voordat ik uberhaubt aan het werk kan, ben ik ruim een kwartier verder om de zooi van een ander op te ruimen (al komen die hygienische doekjes die ik altijd bij me heb wel goed van pas dan). Wederom verloren tijd, maar ik vind het ook een rottige start van de dag; want ik heb er best wel de 'P' in...

Voordelen van een georganiseerde werkplek

Orde geeft vrijheid, geeft conrole en stelt je in staat tijdig dingen bij te sturen als dat nodig is. Rommel en veel papier op je bureau is niet 'gezellig' of 'kunstzinnig' en bovendien staat het ook niet alsof 'je een druk en succesvol persoon bent', het toont eerder als iemand die 'chaotisch' is en 'dingen niet onder controle heeft en achter loopt op dingen'. Orde op je bureau laat jou optimaal profiteren van kansen die op je pad komen, zonder dat je daar anderen voor hoeft te benadelen of je in allerlei bochten te moeten wringen (zoals het last-minute lospeuteren van budget om toch nog naar dat seminar te mogen, waar je ook nog de volle pond betaald omdat je de early-bird al lang hebt gemist...).

Voordelen van een georganiseerde werkplek zijn:

Het voelt fris, schoon en hygienisch
Je hebt overzicht en controle
Je loopt niet tegen verrassingen aan en je mist geen dingen
Het scheelt geld
Het scheelt tijd
Je kunt alles makkelijk (terug)vinden
Je kunt efficiënter werken
Je kunt dingen snel terugvinden, je weet waar dingen liggen
Je kent je voorraad, je grijpt niet mis (postzegels, nietjes, paperclips, papier etc.)
Je toont georganiseerd, opgeruimd en 'in control'
Als je er - om wat voor reden dan ook - niet bent, kunnen anderen ook dingen makkelijk vinden

Als je dingen organiseert zijn er dus vele voordelen. Het voelt gewoon fijner als je opgeruimd bent. De tijd die je niet hoeft te gebruiken om door een stapel papier heen te tijgeren om iets te zoeken (je weet zeker dat het in die stapel ergens ligt...), kun je gebruiken om dat ene artikel te lezen dat je hebt bewaard of aandacht te besteden aan een reactie op een email in plaats van een gehaaste krabbel.

Een deel van de stress die we voelen van werk, komt door wandorde. Tijd om die stress van je af te schudden dus.

Uitgangspunten

Om de rommel de baas te worden zijn er een aantal uitgangspunten.

Rommel kun je niet organiseren, je moet dus ontrommelen voor je kunt organiseren
Organisatie maakt je werk makkelijker
Organiseren kan iedereen leren OOK JIJ
Je moet eerste georganiseerd raken (stap 1) en dan kun je georganiseerd blijven (stap 2)

Eerst moet je ontrommelen. Dat betekent uitzoeken, sorteren en archiveren. Dit werkt hetzelfde als in de FLyLady systematiek waar je een zak hebt of bakken met 'bewaren en opbergen', 'weggooien' en 'weggeven'.

Dan moet je een systeem bepalen. Het bijhouden is namelijk net zo belangrijk als opzetten. Ook hier is de FLyLady systematiek een voorbeeld: routines maken! Die routines/ het systeem moet passen bij jouw manier van werken en jouw persoonlijkheid, maar het moet ook flexibel zijn.

Er is geen één manier om het perfect te doen, er zijn alleen verschillende manieren. Het is ook niet moeiijk of ingewikkeld. Probeer het juist zo simpel mogelijk te houden.

Onthoudt, ook al heb je het organiseren jaren of maanden voor je uitgeschoven... JE KUNT HET! Ook met twee minuten per dag, of 5 of 15.

Het hoeft niet allemaal in één keer perfect georganiseerd te zijn; babystapjes
Iets doen is beter dan niets doen
Het is niet in één dag een rommel geworden en het hoeft ook niet in één dag gedaan te worden
Begin langzaam, één lade of plank per keer
Beloon je zelf als je een klusje hebt geklaard. Vier wat je bereikt hebt of zet je timer op 15 minuten en doe wat voor jezelf!
Wordt je moe, stop dan! Zet je timer en pak een kwartier rust!

dit is GEEN FLyLady sectie of vertaling van FlyLady pagina's, ik heb voor het maken van deze pagina's (mede)gebruik gemaakt van het boekje "Organiseer je werkplek" van Odette Pollar (1992/1999), Academic Service, ISBN: 905261 356 7