FunTESTic's FLY-site

Gewoonte van oktober: Papieren Rommel

Het is oktober en dat betekent dat we gaan werken aan een nieuwe gewoonte. Deze maand gaan we ons richten op de het onder controle krijgen van de papieren rommel. We hebben allemaal papieren rommel en als we niet voldoende tijd besteden om het op te ruimen dan neemt het ons huis compleet over en zal het CHAOS creëren! FlyLady heeft een geweldig artikel hierover geschreven, check onderaan deze pagina.

"Je zult tijd hebben voor plezier als eenmaal de rommel weg is" -FlyLady

Papieren rommel is beter te hanteren als je een plek hebt om het op te bergen. Dat is waarom FlyLady een 'kantoor in een tas' heeft ontwikkeld. Het is letterlijk een tas waarin je de rekeningen en papierwerk bij elkaar houdt zodat je ze niet kwijt raakt. Hij komt zelfs in verschillende kleuren. Hij is verkrijgbaar in de FlyShop.

Dit zijn de gewoonten die we tot dusverre hebben behandeld. Onthoudt dat deze nieuwe gewoonten bevestigd moeten worden terwijl je nieuwe oppakt:

Januari - Glimmende Gootsteen
Februari - Ontrommelen voor 15 minuten
Maart - Aankleden tot en met de schoenen
April - Bed Opmaken
Mei - Bewegen
Juni - Water drinken
Juli - Swish & Swipe
Augustus - Wasgoed
September - Bedtijd-Routine

Focus op papieren rommel

Lieve vrienden,

Onze nieuwe gewoonte voor oktober is dat we ons focussen op papieren rommel. Laten we eens kijken naar die papieren rommel, ëën gebied per keer.

Stapels kranten Wist je dat als je eenmaal te tijd heb om de krant te lezen, je het meeste al hebt gehoord op de radio of de televisie? In plaats van ze te bewaren tot je ze kunt lezen, kun je ze ook weggooien zodra de volgende krant binnen komt. Als je twee om meer dagen zonder lezen af kunt, is het een idee om jezelf wat geld te besparen en je abonnement op te zeggen. Je bent van de rommel af en van je schuldgevoel dat je niet leest waarvoor je betaald hebt. Probeer eens online te lezen of luister naar de publieke omroep. Je zult verrast zijn hoeveel nieuws je oppikt zonder er al te geconcentreerd naar te luisteren. Ik lees nooit een krant, tenzij ik wil nagaan of ik goed geciteerd ben. Robert zegt me dan dat ik moet checken wat 'Cilley Says'. En dan voor die kortingsbonnen in sommige kranten; als je ze niet gebruikt, waarom dan die krant kopen? Voor SHE's zijn coupons een uitdaging. Zodra je georganiseerd bent, zul je de woensdag -bureaudag gebruiken om de coupons te knippen en besparen terwijl je je boodschappenlijst maakt. Voor nu; leg ze maar aan de kant en geef ze aan iemand waarvan je weet dat die ze wel gebruiken. Het schuldgevoel dat je voelt als je deze ongebruikte coupons ziet of naar de winkel zonder de coupons gaan is geen dubbeltje waard. Ik wil dat je blij bent, niet vol schuldgevoel.

Manden met ongelezen magazins Dit is een groot ding voor iedere SHE die ik ken. We haten het om afstand te doen van onze geliefde bladen. We zouden zomaar nog wat uit het magazine nodig hebben of een goed artikel missen. Onzin! Als je iets in een blad gelezen hebt, probeer het dan eens terug te vinden. Je kunt het in je gedachten zo terug zien, maar de kans dat je het terug vindt in het blad waar je het gezien had, is nihil. Zonder een lezersgids ben je hopeloos verloren. Dus waarom uren verkwisten naar het zoeken naar een foto, wanneer je online zo het gewenste plaatje kunt vinden. Als je magazines per mail ontvangt en ze nooit leest, bedenk je dan eens wat je aan betaald. Als je manden vol bladen hebt en je kunt er geen afstand van doen, pak het dan eens op wekelijkse basis aan. Dit is waarom ik wekelijks mijn magazines wegdoe. Ik leg ze in mijn auto en leg ze op plekken waar ik kom. Meetings, dokterswachtkamers, service centers, kantoren. Denk eens aan die wachtkamers waar je alleen vijf jaar oude magazines kunt lezen of dat je wacht op je autoreparatie maar dat je alleen mannenbladen te lezen hebt. Dit is waarom ik ze meeneem vanaf huis en op die plekken neerleg waar ze gewaardeerd worden. Als ik ze nog niet gelezen heb, neem ik de gelegenheid om dat te doen voordat ik ze in de wachtkamer achterlaat. Een ander iets dat ik doe, en daarom heb ik een exacto-mesje en veel insteekhoezen in mijn notitieboek, als ik een artikel zie dat ik echt wil bewaren of een plaatje voor mijn 'dit wil ik boek', dan snij ik het uit. Het is mijn magazine. Niemand die het mist als ik het weggeef. Ik heb mijn boek van 'wat ik leuk vind en wil houden' zonder dat ik dus hoef te zoek in een specifiek magazine. En nu mijn keuken bijna klaar is, kan mijn 'wat ik in de keuken wil-boek' bijna weg... er is geen reden meer om er aan vast te houden. Ik heb ook een 'wat ik in de tuin wil-boek'.

Junk mail, ongeaddresseerd reclamedrukwerk Gooi het weg zodra het in huis komt (funtestic: of nog beter: een NEE-NEE sticker natuurlijk!). Het verdient het niet eens om in je huis te komen. Gooi het weg, shredder het, verbrand het. Wees voorzichtig met financiele junk-mail. Haal je naam en nummers van de post af en verbrand deze. (FunTESTic: als je écht reclame wilt lezen, kijk dan eens om reclamefolder.nl, spotta.nl etc.)

Dozen met oude schoolpapieren en tekeningen Heb je nog steeds dozen vol met papier van school? Weg er mee. Dat was een ander leven. Je hebt dit helemaal niet meer nodig. De boeken, de papieren met al die cijfers... We doen er beter aan het niet te herinneren. De papieren van je kinderen zijn moeilijker om afstand van te doen. Maar laat je kinderen beslissen. Als je kinderen gegroeid zijn geef ze dan aan hen terug. Of bewaar er ëën van ieder jaar voor in hun scrapbook. Niet ieder papiertje is een herinnering, geloof het of niet. Als je alles bewaard, laat dat ook de waarde afnemen van wat echt bijzondere dingen zijn. Ze raken kwijt in de rommel.

Recepten Wij SHE's zijn verslaafd aan kookboeken en recepten. Maar hoe vaak gebruiken we die nou? We dromen er van geweldige koks te zijn maar de waarheid is dat we altijd maar weer hetzelfde koken. Wat gebeurd er als je een bepaald recept zoekt dat je in een magazine zag? Juist, je kunt het niet meer vinden. Ik heb het aantal kookboeken gereduceerd dat ik had en alleen diegene waar ik echt van hield heb ik gehouden. Mijn man is daarnaast een fervent koekjes bakker. Hij heeft zijn eigen kookboeken. Ik moest heel voorzichtig zijn bij het ontrommelen van de kookboeken. Ik had per ongeluk mijn man's favoriete kookboek met aanpassingen van jaren testen in de recepten klaargelegd om weg te geven. Ik was gelukkig; de truck miste het en ik had het niet meegenomen naar de kringloopwinkel... Dus... als je de rommel opruimt, vergewis je er dan van dat het ook jouw boeken zijn om weg te doen.

Paperback / pocketboeken Geef ze door of gooi ze weg zodra je ze uit hebt.

Stapels ongeopende post Als je de post na drie maanden nog niet geopend hebt, dan is het waarschijnlijk toch reclame. Op de nieuwste post als eerste en gooi de oude rekeningen weg. Soms hoef je maar naar de datum te kijken om weg te gooien. Sorteer boven de prullenbak.

Belastingpapieren Heb je nog belastingpapieren van 20 jaar terug? ER is geen noodzaak deze zo lang te bewaren. (FunTESTic: in Nederland bewaar je zakelijk de papieren 7 jaar, en niet-zakelijk voor 5 jaar (belastingpapieren, salarisstroken, bank-en giroafschriften). Belastingpapieren moeten in een grote A4 enveloppe passen. Dit neemt geen ruimte in. We hebben ook de afschriften bewaard dat de kostenbasis voor ons huis onderbouwd. DIt is alles wat we bewaren. Ja, we hebben 20 jaar aan waarde, maar ze nemen maar 5 inches in een lade in. Iedere enveloppe is gelabeled.

Medische papieren Vacccinatieboekjes/ bewijzen. Sommige vaccinatiebewijzen heb je ook nodig op bepaalde locaties, reizen etc. Ga er niet van uit dat medische instanties ten alle tijden die gegevens nog hebben. Het is fijn om het bewijs te kunnen overleggen zonder afhankelijk te zijn van derden.

Betaalde rekening afschriften Alleen voor de garantie en verzekeringen bewaren we de afschriften van de betaalde rekeningen ('de bonnetjes'), dat geldt ook voor betalingen die voor de belasting aftrekbaar zijn. ALle andere gaan in de open haard of de shredder.

Oude telefoonboeken Weg er mee.

Catalogi Vinden we geweldig, maar we hebben er niks aan. Er zijn vele catalogi online, gebruik die. Gooi die papieren weg.

Bankafschriften De meeste banken zijn nu 'digitaal'. VOor de belastingdienst moet je 5 jaar afschriften kunnen overleggen. Oudere, papieren versies kunnen dus weg.

File-kasten voor met weet-ik-niet-wat We moeten door deze files heengaan en weggooien. Er zijn nauwelijks dingen die we echt moeten bewaren. Ik heb twee kratten die ik vier jaar geleden begon toen ik de county-commissioner werd. Ik heb niet in deze files gekeken voor zeker anderhalf jaar. Iets zegt me dat ik helemaal mijn tijd niet had moeten verdoen met het opbergen van die troep. Dus nu lees ik mijn memo's en gooi ze in de prullenbak. Als ik wat nodig heb, heb ik een clerk die een kopie van iedere memo heeft. Alles wat ik moet doen is bellen en haar vragen wat op te zoeken. Ik vul mijn huis niet langer met papieren waar ik toch niet meer naar kijk.

Familiefoto's Dit is een probleem dat we allemaal hebben. Sommige mensen hebben laden vol foto's die ongelabeld zijn. We hebben oude foto's gezien in onze moeders huis die we niet konden identificeren. Dat is zo verdrietig. Mijn moeder deed een aardig ding. Zij had een scrapbook van ieder familielid. Met een historie er in. Krantenartikelen, foto's, kiekjes, schoolfoto's, klassefoto's en rapporkaarten. Begin hier niet aan voordat alle rommel onder controle is. Je zult afgeleid raken. Je zult tijd hebben voor plezier als eenmaal de rommel weg is. Ik beloof het.

Geboortecertificaten, trouwboekjes, paspoorten, ID-kaarten, rijbewijzen etc. Deze moeten allemaal beschermd in een vuurbestendige safe of banklocker worden bewaard. Maak kopieën als je ze in de bank zelf bewaard, dan heb je ze wanneer je ze nodig hebt, houdt de originelen op een veilige plek. Een plek in huis kan bijvoorbeeld zijn in een notitieboek in een insteek/beschermhoes met gelabeled: Belangrijke familiedocumenten. Ook saving-bonds etc. moeten apart bewaard worden (obligaties op papier e.d.)

(Hand)tassen vol 'stuff' ELke week maken we onze handtas schoon/ leeg. Het meest dat daar in zit is rommel. Je kunt er ook wat geld in tegen komen. Ik maak mijn tas op vrijdag schoon.

Kaarten/ stratenboeken Je hebt kaarten van de jaren tachtig in je auto. WIst je dat die zo goed als uit elkaar vallen? Gooi ze weg. Koop een nieuwe van jouw regio. (funTESTic; wie heeft er nog een landkaart/ stratenboek in de auto?, maar zo ja; zorg dan voor recente versies...)

Reisbrochures We hebben allemaal plekken waar we graag heen zouden gaan. Maar de meeste brochures zijn gewoon oud. Gooi ze weg. De prijzen zijn toch al gedateerd, net zoals de telefoonnummers. Maak een lijst van waar je allemaal heen wilt en zoek ze op op het internet.

Boeken over organiseren. DIt is een van de eerste huiswerkopdrachten. Leg al die boeken over organiseren weg. Je kunt op geen enkele manier meerdere programma's tegelijkertijd volgen. Kies er een en blijf er bij. Ik kies mijn berichten en leg de rest weg, zelfs de 3x5 kaarten van Pam en Peggy die in de jaren 70 zijn ontwikkeld. Zelfs hun berichten zijn nu routines, zones en een wekelijks basisplan. Zij zullen mijn manier van hun materie onderwijzen onderschrijven. We zijn zo gezegend met hen als mentor. EEn hond kan ook geen acht konijnen tegelijkertijd najagen, ze moet er een kiezen en die najagen.

Computer printjes van (flyLady) mails Kunnen allemaal weg. Zonde om te printen trouwens, file ze op de computer. Gooi alle FLyLady mails weg, de basis berichten zijn op de website. Ik herbruik ze trouwens ook continue.

3x5 kaarten Als je oude kaarten hebt, gooi ze weg. Ze hebben op de een of andere manier de uitwerking dat ze ons schuldig laten voelen. Maak je routines eigen en gooi ze daarna weg. Dit is wat ik heb gedaan. Gesorteerd, in volgorde gelegd en vervolgens waren ze geschiedenis.

Andere kantoorartikelen waar we verslaafd aan zijn File folders, dividers, tabs, notitieboekjes... Ik heb ëën lade voor mijn kantoorartikelen. Dit neemt een deel van de lege laden in mijn kast in beslag.

Jullie hebben allemaal gevraagd naar een oplossing voor het papierwerk / papieren rommel probleem. Ik hoop dat ik hiermee het onderwerp voldoende heb belicht. Houdt in gedachten dat deze problemen niet van de ene op de andere dag weg zijn, maar je kunt het opstapelen nu in ieder geval een halt toeroepen. Behandel de mail zodra deze binnenkomt. Gooi die dingen gelijk weg die weg moeten en hou wat je wilt bewaren, maar berg het op.

Pas op voor die papieren rommel. Het valt continue aan.

-FlyLady

FunTESTic: Toen ik zelf enige jaren geleden het ordenen van mijn administratie ging oppakken, had ik veel aan de tabbladen van het NIBUD: https://winkel.nibud.nl/tabbladenset Bij mij zit de volledige administratie in drie grote A4-ordners die zijn ingedeeld volgens die tabbladen; die ik overigens inmiddels wél heb aangepast / nieuw heb gemaakt naar mijn behoefte. Zo heb ik heb namelijk geen 'kinderopvang', maar heb wel weer mijn 'diploma's en getuigschriften' in de map zitten en ook een tabje 'notarieel' is bij mijn map een onderdeel.